Sammanhållet system nyckel till effektivt arbetsflöde

Text: Sandra Ahlqvist

Då distriktssjuksköterskan Maria Magnusson-Evertsson började arbeta för landstinget Kronoberg gjordes journalföringen fortfarande på papper. Idag hanteras både vårdplanering och journalföring via en heltäckande plattform som knyter samman alla inblandade parter.

Maria Magnusson-Evertsson, vårdlinksamordnare i Region Kronoberg.
Maria Magnusson-Evertsson, vårdlinksamordnare i Region Kronoberg.

I nuläget är Maria Magnusson-Evertsson vårdlinksamordnare i Region Kronoberg tillsammans med kollegan Eva Thuresson. Innan hon kom till Kronoberg 2004 arbetade hon i nästan två decennier inom kommunen och även på andra vårdinstitutioner som redan hade hunnit implementera elektroniska lösningar.
– Jag ifrågasatte tidigt varför vi inte använde elektroniska journaler och det blev startskottet till en arbetsgrupp kring journalföringssystemet Cosmic och den tillhörande modulen LINK. Då jag hade erfarenhet inom såväl kommun som landsting kunde jag lättare anamma ett bredare perspektiv och ha större förståelse för båda parters behov.

Förbättrade utbildningen
Idag har regionens system sparat mycket resurser och underlättar därutöver patientens väg genom vårdkedjan på fler än ett sätt, men arbetet har inte varit utan svårigheter.
– När systemet först sattes i drift var jag eld och lågor, helt övertygad om att allt skulle fungera som smort, men överraskande nog blev det inte så, säger Maria.
För att komma tillrätta med situationen fick både Maria och Eva Thuresson i uppdrag att försöka utreda vad det var som hindrade arbetsflödet och de kunde snart konstatera att utbildningen inom systemet var otillräcklig.
– Såväl inom primärvården och slutenvården som hos kommunen hade medarbetarna inte kunnat skaffa sig översikt om hur rutinerna egentligen skulle fungera. Att klicka sig genom ett system hjälper inte om det inte finns några strukturer på plats. Utifrån den bakgrunden utformade vi en utbildning som sedan dess erbjuds all berörd personal inom vården och kommunen.

Ökar informationssäkerheten
Det första som sker när en patient läggs in på en avdelning är att ett inskrivningsmeddelande skickas till kommunen, som då får en inblick i situationen. Återkopplingen från primärvård och kommun används sedan som utgångspunkt i en dialog mellan ansvarig personal för att säkerställa att patientens behov tillgodoses på bästa sätt. Det kan exempelvis röra sig om att hen behöver en höj- eller sänkbar säng eller kanske kommer att behöva utökad hemtjänst under en tid. Därefter kallar den behandlande läkaren inom slutenvården till en samordnad vårdplanering i samråd med både patienten, eventuella närstående samt andra berörda parter.
– Målet är alltid att patienter ska skrivas ut och överföras från slutenvård så snart som möjligt för att vårdplaneringen ska kunna utarbetas och rehabilitering inledas. All information kring den här processen sker via våra system; att ha datan samlad i en sammanhållen lösning som delas mellan kommunerna medför även att man inte riskerar informationsläckage om man exempelvis tvingas flytta information från ett journalföringssystem till ett vårdplaneringssystem, understryker Maria.

Skapar tillit mellan parter
Hon framhåller att det liksom i alla samarbeten handlar om att kunna både ge och ta, men att införandet av ett sammanhållet journalsystem har minskat tiderna för både inskrivnings- och utskrivningsförloppen kraftigt. Övergången till utökade e-lösningar har dessutom standardiserat och förtydligat kommunikationen mellan primärvård, slutenvård och kommun.
– Nu har vi en enkel och tydlig vårdprocess där alla vet vilka ansvarsområden de har och vad de bör göra. Ingen ligger ett sjumilasteg före någon annan och skulle det uppstå en diskrepans mellan de olika parterna märker vi av det direkt – uppkomna ärenden kontrolleras två gånger om dagen och betas av efterhand. Det skapar en stor tillit oss alla emellan och denna tillit är egentligen det som ligger till grund för det goda samarbetet.
Maria konstaterar att många regioner använder sig av varierande elektroniska lösningar i nuläget men att det finns mycket att vinna på ett sammanhållet system. Hon menar också att det är viktigt att utvärdera system utifrån deras individuella funktioner.
– Siktar man på att införa ett heltäckande journalsystem måste man våga lägga sin nuvarande lösning åt sidan och evaluera vad det nya systemet kan erbjuda på ett förutsättningslöst sätt. Oavsett hur man resonerar är det dock patientens bästa som måste stå i centrum, avslutar hon.

Publicerad: 27 oktober, 2015