Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Presentation

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Publicerad: 13 november, 2018