Etikettarkiv: Pulsen

Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Digitalisering handlar om verksamhetsutveckling

Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
– Digitalisering handlar inte om teknik utan om verksamhetsutveckling. För att effektivisera offentlig sektor måste processerna ses över. Digitaliserade lösningar är tillsammans med omorganisationer och andra åtgärder viktiga verktyg i det arbetet, säger Torbjörn Larsson, ordförande KommITS.

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en effektiv offentlig sektor.
– I grunden handlar det om en gigantisk verksamhetsutveckling. Idag talar alla om automation som något nytt men faktum är att it-avdelningar sedan länge har jagat automation i syfte att effektivisera driften av olika interna system. Skillnaden är att efterfrågan på automatisering numera kommer från ledningshåll, säger Torbjörn Larsson.
En av automationens främsta drivkrafter inom offentlig sektor är demografiförändringarna som kommer att ge en framtid där färre människor ska stödja fler och med mindre medel.
– Att göra något åt den egna verksamheten är ett måste, och automation av vissa monotona processer kan vara en åtgärd av flera. Viktigast är att se över helheten; vissa bitar kanske man löser genom en omorganisation eller liknande. Men mycket kommer att handla om att sätta in någon form av robot eller en enkel e-tjänst istället för ett kundcentrum, till exempel.

Integration
Att skapa en enkel e-tjänst för kommuninvånare är en sak, men att i nästa steg koppla tjänsten till en myndighet eller annan aktör, blir ofta övermäktigt för en liten kommun.
– Dels för att det är dyrt och dels för att det är svårt att få tillgång till myndigheters IT-system. Här finns idag flera olika statliga initiativ som till exempel Sambruk, Inera och DIGG som kommer att försöka hjälpa till med integration och sammankoppling.
Ett lysande exempel är, enligt Torbjörn Larsson, SSBTEK, SammanSatt BasTjänst för Ekonomiskt Bistånd, som ägs och förvaltas av SKL. Tjänsten gör det möjligt för en kommun att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer. Informationen används till prövning av biståndsansökningar. Över 90 procent av Sveriges kommuner är anslutna till SSBTEK som varje år besvarar cirka fem miljoner frågor.
– Det behövs fler liknande lösningar inom andra områden. Förutom ren effektivisering handlar det om likvärdighet. Det ska inte vara bättre att bo i en kommun än en annan för att handläggare är snälla eller har mer pengar att röra sig med. Därför är dessa centrala initiativ viktiga. Här kan även små kommuner med begränsad budget göra stora vinster, fastslår Torbjörn Larsson.

Grundbult
John Torgersson, vd för Pulsen Integration, är inne på samma linje.
– Hittills har digitalisering inom offentlig sektor handlat om att hitta en tillämpning för att lösa något problem vilket inte i sig är någon utmaning. Det finns många som kan ta fram en tillämpning till nästan vilken idé som helst; utmaningen är att få allt att fungera som en helhet.
Steg ett är enligt John Torgersson att ta kontroll över informationen och att tänka integration redan från början.
– Vad vill vi tillhandahålla, vad vill vi exponera och vilken information är viktig? Viktigt är också att inte låsa in sig i någon lösning eller hos en leverantör, utan att man äger sin egen information och tillgängligheten till den. För den som vill lyckas med digitalisering är integration en slags grundbult, annars blir det lätt en isolerad lösning som inte fungerar med helheten.

Krävs strategi
Han påpekar att en genomtänkt integrationsstrategi även påskyndar processen att komma ut med nya tjänster och lösningar, samt underlättar ändringar när det blir fel.
– Digitalisering handlar ofta om att bryta okänd mark och att med hjälp av ny teknik hitta nya lösningar på gamla problem. Allt kommer kanske inte att fungera fullt ut redan från början. Därför måste det vara lätt att byta tillämpning eller testa ett annat spår vid behov.
På frågan om Sverige verkligen kan bli världsbäst på digitalisering svarar John Torgersson att förutsättningarna finns.
– Vi har kapaciteteten och kunnandet men börjar halka efter på vissa områden. Jag har förhoppningar om att den nya myndigheten för digitalisering ska bidra till att vissa saker standardiseras så att digitaliseringstakten inom offentlig sektor kan öka. Framtiden ser lovande ut, men mycket av det som var framtid igår är verklighet idag. Behovet av välfungerande integrationstjänster och automatiserade processer är stort.