Stor potential för effektivare inköp i svenska kommuner

En genomsnittlig kommun upphandlar mellan 20 och 30 procent av sin årliga budget i inköp, vilket innebär att inköpen fyller en nyckelroll i den kommunala ekonomistyrningen. Samtidigt är inköpen ofta styvmoderligt behandlade av kommunens högsta ledning, som gärna delegerar ansvaret till tjänstemän på varje enskild förvaltning.

Svenska kommuners främsta effektiviseringspotential ligger inte i att få medarbetarna att springa snabbare utan snarare i effektivare inköp. Offentlig upphandling är en lågt hängande frukt i kommunernas effektiviseringsarbete. En utmaning är att kommunchefer sällan organiserar sina förvaltningar på ett sätt som möjliggör effektiva inköpsprocesser, säger Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv.
I juni publicerade Svensk Näringsliv rapporten ”Effektivare offentlig upphandling – mer nytta för pengarna” om hur man kan öka nyttan av skattepengarna genom bättre offentlig upphandling. Av rapporten framgår att det är vanligt att den upphandlande organisationen inte är nyttostyrd och att kunskapen, insikten och ibland den faktiska viljan saknas vad gäller att göra bättre affärer och maximera nyttan av varje spenderad skattekrona.

”Ett strategiskt förhållningssätt till offentlig upphandling är nödvändigt för att åstadkomma större nytta”

Besparingspotential
– Eftersom upphandlingsstatistiken har stora brister kan vi inte bevisa vad effekterna skulle bli om alla myndigheter arbetade strategiskt med inköp. Däremot kan vi genom empiri visa på besparingspotentialen. Den uppgår till uppskattningsvis 5–15 procent, beroende på myndighetens grad av inköpsmognad. I kronor och ören handlar det om cirka 70–100 miljarder kronor, säger Ellen Hausel Heldahl.
I arbetet med rapporten har hon intervjuat många kommunala upphandlare som känner sig frustrerade eftersom de försöker arbeta mer strategiskt och vill öka professionaliseringsgraden i kommunens inköp. Deras problem är att de hindras av bristande stöd och förståelse från kommunens högsta ledning.
– Offentlig sektor måste bli effektivare i sitt upphandlingsarbete, annars tvingas vi höja skatterna, vilket är kontraproduktivt för näringslivets tillväxt. Kommunerna kan spara mycket pengar med hjälp av relativt enkla åtgärder och en förändrad syn på inköp, säger Ellen Hausel Heldahl.

Strategiskt förhållningssätt krävs
Genom att öppna system, processer och data kan offentlig sektor lättare använda marknadens kraft och forskning för att utveckla morgondagens offentliga inköp till gagn för skattebetalarna.
– Ett strategiskt förhållningssätt till offentlig upphandling är nödvändigt för att åstadkomma större nytta. Den största vinsten av att arbeta strategiskt med upphandling är framför allt en ökad kostnadseffektivitet. Det kommer att vara särskilt viktigt i takt med att välfärdens finansiering blir en allt större utmaning för kommuner och regioner, säger Ellen Hausel Heldahl.
I dagsläget präglas kommuners inköp av ett stuprörstänk där varje förvaltning ansvarar för sina egna inköp. Enligt Ellen Hausel Heldahl har en ökad samordning av inköpen över förvaltningsgränserna många fördelar.