Etikettarkiv: Automatisering

Digitalisering – ett medel för att nå viktiga samhällsmål

Åsa Zetterberg, Chief Digital Officer i regeringen.
Åsa Zetterberg, Chief Digital Officer i regeringen.
Riksdagens mål är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
– I grunden handlar det om att använda digitaliseringens möjligheter som ett medel för att nå andra viktiga samhällsmål, säger Åsa Zetterberg, regeringens Chief Digital Officer.

Åsa Zetterberg är regeringens digitaliseringschef. Hennes uppgift är att driva på genomförandet av den digitaliseringsstrategi som regeringen beslutade om i maj 2017. Det övergripande målet är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
– Även om Sverige är ett av världens digitalt mest mogna länder har vi ett behov av att accelerera ytterligare, inte minst med tanke på att utvecklingen hela tiden går framåt. Det går inte att leva på gamla meriter.
Hon beskriver den pågående digitaliseringen som en omställningsresa där nation och samhälle, offentlig verksamhet, företag och individer ska gå från en tillvaro där digitalt inte var per default, till att nu vara ett faktum.
– Många nya företag har med sig digitaliseringen och dess möjligheter från start. Men det är många befintliga organisationer som behöver ställa om och hantera sitt arv och sin kultur för att flytta in uppdrag, arbetssätt och erbjudanden till en värld som i vissa avseenden ser annorlunda ut än för bara några år sedan.

Stor omställning
Den stora utmaningen, menar Åsa Zetterberg, är inte tekniken utan omställningen i sig.
– För att lyckas med omställningen behöver vi vara lyhörda mot omvärlden och de vi finns till för och involvera många olika typer av kompetenser och individer. Det går inte att marginalisera digitaliseringen till en it-fråga som bara rör dem som är tekniskt bevandrade.
Eftersom möjligheterna hela tiden utvecklas med ny teknologi, efterfrågan och mognad hos kunder, medborgare och verksamheter kan man inte ange en exakt tidpunkt då målet om att Sverige ska vara världsbäst på digitalisering är uppnått.
– Vi kommer liksom inte kunna säga att vi är klara, det handlar snarare om att gå i takt med tiden. Vår strävan att bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter vilket kommer att gynna oss väl i arbetet med att skapa nya jobb, öka konkurrenskraften och inte minst när det gäller att skapa hållbarhet, en god livskvalitet och välfärd. Digitaliseringen är i det avseendet ett medel för många andra viktiga samhällsmål, fastslår Åsa Zetterberg.

Julie Améen, ansvarig för offentlig sektor på CGI Sverige.
Julie Améen, ansvarig för offentlig sektor på CGI Sverige.
Öka takten
Även Julie Améen, som ansvarar för offentlig sektor på CGI Sverige, är inne på att det inte är tekniken utan den digitala transformationen som är den stora utmaningen, inte minst inom offentlig sektor. Viktigt är också att öka takten.
– Enligt en granskning av Riksrevisionen som gjordes i våras behövs det 200 miljarder extra i statsbidrag om välfärden år 2030 ska hålla samma kvalitet som idag. Här blir digitaliseringen ett viktigt verktyg för att klara skola, vård och omsorg utan att höja skatterna, men det börjar bli bråttom.
Ett led i arbetet, menar Julie Améen, är att automatisera enkla, regelstyrda processer i syfte att jobba smartare och hushålla med befintliga personella resurser.
– Det krävs dock mer än ny teknik för att lyckas. Digitalisering och automatisering av processer påverkar människors arbete och det är viktigt att vara transparent, inkluderande och visa på alla positiva effekter, även för medarbetaren. Ett exempel är Trelleborgs kommun som digitaliserat och automatiserat en social bidragstjänst med mycket gott resultat. När socialtjänsten i en annan kommun skulle göra samma sak blev det oro och handläggare valde att sluta i protest. Rätt ledarskap är en oerhört viktig aspekt i olika verksamheters digitala resa.

Lagarbete
En annan viktig lärdom är att digitaliseringsprojekt förses med rätt resurser redan från början.
– Här gäller det att skapa team där det, förutom medarbetare från berörda verksamheter, ingår både kommunikatörer, jurister och it-människor, för att nämna några viktiga kompetensområden. Nu gäller det vår välfärd och för att lyckas öka digitaliseringstakten i offentlig sektor måste alla sträva mot en gemensam målbild och se möjligheter istället för hinder.
Hon framhåller även vikten av att skapa värde i de digitala tjänsterna.
– Riktigt bra e-tjänster skapar inte bara en enklare vardag för medborgaren utan frigör även tid på insidan, vilket gör att medarbetare kan lägga fokus på verkligt värdeskapande. För att komma dit gäller det att digitalisera hela processen och inte bara skapa ett digitalt gränssnitt på utsidan.

Synsättet ”digitalt som endaval” kan driva på utvecklingstakten



Trots att Sveriges digitala mognad är en av de mest avancerade visar EU:s Digital Economy and Society Index att vi har sämst fart på den digitala utvecklingen. Ska offentlig förvaltning till fullo dra nytta av digitaliseringens möjligheter krävs ett förändrat synsätt där utgångspunkten är att ”digitalt är endaval”.

Anders Christensson, ansvarig för offentlig sektor på PwC.
Anders Christensson, ansvarig för offentlig sektor på PwC.
Offentlig sektor i Sverige ligger bra till i sin digitaliseringsmognad vid en internationell jämförelse, men vårt sätt att utveckla e-tjänster fragmentariskt inom självstyrande enheter till medborgare och företag tappar fart. Enligt EU:s Digital Economy and Society Index (DESI) har Sverige sämst takt vad gäller digital utveckling i hela EU, vilket är oroande. Sammantaget är vi långt ifrån att nå regeringens mål om att bli bäst i världen på digitalisering.
Ofta hänvisas till tre övergripande skäl till vår låga utvecklingstakt. Först, att vår decentraliserade förvaltningsstyrning begränsar samverkan över organisationsgränser för att tillgodose behoven av sammanhållna digitala tjänster. För det andra att avgifter och/eller krav på informationssäkerhet begränsar möjligheten till informationsdelning, och sist att utvecklingen hindras av begränsningar i regelverk och lagar, säger Anders Christensson, ansvarig för offentlig sektor hos PwC.
Regeringen är i färd med att adressera dessa tre hinder i syfte att reducera dess begränsande effekter. Regeringen, SKL men också regionala och lokala organ tar också ytterligare initiativ till att utveckla strukturer som ska vara mer proaktivt stöttande och driva på sammanhållande digital tjänsteutveckling. Nu krävs att också enskilda verksamheter driver upp förändringstakten.
– Ett grepp organisationer tar för att främja digital utveckling är att separera nyutveckling med hjälp av nya tekniska hjälpmedel från traditionell it-utveckling. Det kan kortsiktigt vara ett alternativ om nyutvecklingen kvävs i befintliga strukturer, men väl fungerande it-verksamheter med proaktiv verksamhetsutveckling är nödvändiga för att förverkliga satta digitaliseringsmål.

Pådrivande av utvecklingen
Ambitionen måste vara att alla i en organisation – medarbetare och chefer – ska vara pådrivande i utvecklingsarbetet. Tankesättet kring ”digitalt som förstahandsval” tenderar emellertid att cementera befintliga arbetssätt då man indirekt erkänner etablerade sanningar och att digitala lösningar ”bara” kommer som tillägg till etablerade strukturer.
– För att vi ska kunna övervinna detta förändringsmotstånd behöver respektive organisation ha ett annat tankesätt i sin digitala utveckling – inte bara digitalt först, utan digitalt som endaval. Det är ett synsätt som har större genomslag i andra länder som ligger före oss i sin digitala utvecklingstakt. Självklart ska inte allt digitaliseras, då allt inte lämpar sig för det, men om man har det som bas för sitt tankesätt tror jag att förändringstakten kan öka.
Först då utgångspunkten är att digitala lösningar utgör den enda vägen för interna arbetssätt och/eller för externa kanaler kommer såväl medarbetare som chefer att fullt lämna sin bekvämlighetszon och börja tänka annorlunda på bred front.

Cecilia Lejon, rådgivare inom kommunal sektor på PwC.
Cecilia Lejon, rådgivare inom kommunal sektor på PwC.
Kräver kommunal kreativitet
Anders får medhåll av kollegan Cecilia Lejon, rådgivare inom kommunal sektor på PwC. Hon ser digitalisering och automatisering som en del av ordinarie verksamhetsutveckling som bör integreras i det arbetet.
– Det krävs kommunal kreativitet, och personligt och organisatoriskt ställningstagande är en förutsättning för lyckat utvecklingsarbete. Man bör alltid vara beredd på att möta motstånd, men det går inte att diskutera sig in i framtiden utan man måste agera.
Trelleborg är ett bra exempel på en kommun som har visat framfötterna genom att digitalisera sin verksamhet, bland annat genom att automatisera handläggning av försörjningsstöd.
– Sveriges kommuner står inför en stor utmaning i att behålla kvaliteten i välfärden samtidigt som behovet ökar. Därför är det vitalt att kommuner hittar vägar för att effektivisera handläggningen. För offentlig sektor innebär digitalisering möjlighet till nya tjänster, högre effektivitet och bättre nytta för medborgarna. Automatiserad handläggning frigör tid, ger stöd till medborgaren och hjälper fler personer att bli självförsörjande och komma ut på arbetsmarknaden, säger Cecilia Lejon.

Behöver våga
Enligt Anders Christensson utmärks framgångsrik offentlig verksamhet av att de har medborgaren i centrum, ett ledarskap som vågar leda proaktivt, att de uppmuntrar mångfald och varierade perspektiv samt att de ständigt ser sig själv som en organisation i förändring och tar konsekvenser vid resursfördelning. Det är först när man på riktigt utmanar sin resursfördelning i relation till sina ambitioner och gör drastiska förändringar i den som vi kan understödja att nya arbetssätt får genomslag.
– Innovationskraft och nya arbetssätt lyser igenom i arbetsgivarvarumärket, vilket är viktigt för många verksamheter i strävan att attrahera och behålla rätt kompetens till sin verksamhet. Det finns inga universallösningar, men det är angeläget att olika aktörer reflekterar över sina val. I grunden handlar det om att vi måste effektivisera för att behålla vårt välstånd även i framtiden, avslutar han.

Läs mer här!