Etikettarkiv: KommITS

AI framkallar digital stress hos ledningsgrupper

Torbjörn Larsson, ledamot i KommITS styrelse.
Torbjörn Larsson, ledamot i KommITS styrelse.

Många arbetsuppgifter inom den offentliga förvaltningen kan automatiseras med hjälp av robotar och artificiell intelligens. Men det är viktigt att tänka efter före. Ibland kan en enkel integration vara ett billigt alternativ till kostsamma investeringar i digital arbetskraft.

I grunden handlar den typ av automatisering som används för att effektivisera flöden inom offentlig förvaltning om att flytta data från ett system till ett annat. Men integrationsmotorer har vi hållit på med lika länge som det har funnits it. Det kan vara värt att göra en ordentlig processgenomgång av flöden man planerar att automatisera. Kanske kan det hela lösas med hjälp av en enkel integration istället för en betydligt mer kostsam robotlösning, säger Torbjörn Larsson, ledamot i KommITS styrelse.
Viktigt är också att hålla isär begreppen. Torbjörn Larsson påpekar att AI fortfarande är långt ifrån de lösningar som finns inom dagens kommunala förvaltningar.
– AI står för artificiell intelligens, men dit har vi inte kommit än. Idag handlar det mer om Machine Learning, eller RPA, Robot Process Automation, där man lär en dator att utföra vissa uppgifter.

”Drivkraften bakom automatiserade processer är nästan alltid kostnadseffektivisering”

Genial lösning
Begreppsförvirring åsido, AI har blivit ett modeord som står högt upp på agendan och inte sällan framkallar digital stress i styrelserummen.
– Drivkraften bakom automatiserade processer är nästan alltid kostnadseffektivisering. För att lyckas fullt ut gäller det att göra sin hemläxa. Annars riskerar man att fastna i ett leverantörsnät, investera i ett robotpaket på 100 000 kronor och sedan inte få ut önskad effekt, säger Torbjörn Larsson.
Han påpekar att Trelleborgs kommun, vars förvaltning brukar lyftas fram som föregångare inom området, planerade i sex år innan de var redo att sätta gång.
– Den som tror att man kan sätta upp och få igång automatiserade processer på bara några månader är fel ute. Då är risken stor för att det går åt skogen och att automation får en negativ klang i verksamheten. Lösningen i sig är genial, men den får inte förstöras av en massa misslyckade projekt. Därför är det viktigt att man studerar sina processer ordentligt och tänker igenom var i verksamheten det är enklast att få det hela att fungera. Gör man det finns alla möjligheter att åstadkomma en lyckad automatisering med stora effektivitetsvinster som följd.

Digitaliseringsdagarna 2020 i Borås

Välkomna till en mångfald av studiebesök på en och samma gång!

Digitaliseringsdagarna 2020 ska än mer ge känslan av att träffas, lära av varandra och att vi tar med oss nya härliga erfarenheter hem!

2020 kommer ju att bli ett år där det är mer fokus på ekonomi och tillgängliga resurser för att bygga Sveriges välfärd.

25% av Sveriges kommuner säger att de inte får budgeten att gå ihop. Skatteökningar hägrar runt hörnet. Det blir då ännu viktigare att både få inspiration från andra och att få ut det mesta av utbildnings- eller konferensbudgeten.

Det är nu verkligen dags att ta nästa steg när det gäller digitalisering. Prylar och teknik i all ära!

Tillhör du skaran som tycker att studiebesök hos kollegor är det bästa och mest effektiva sättet att söka nya idéer och inspiration? Då är Kommits Digitaliseringsdagar 2020 i Borås något för dig! Vi storsatsar i år på att få in så många verkliga kommunexempel i vårt program som möjligt, där dina kollegor berättar sin ”historia”.

Helt enkelt har vi skapat den största studieresan för dig med och av det digitala offentliga Sverige på endast 3 dagar mellan den 4 och 6 Maj 2020.

Läs mer och anmäl er på www.kommits.se

Digitalisering handlar om verksamhetsutveckling

Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
– Digitalisering handlar inte om teknik utan om verksamhetsutveckling. För att effektivisera offentlig sektor måste processerna ses över. Digitaliserade lösningar är tillsammans med omorganisationer och andra åtgärder viktiga verktyg i det arbetet, säger Torbjörn Larsson, ordförande KommITS.

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en effektiv offentlig sektor.
– I grunden handlar det om en gigantisk verksamhetsutveckling. Idag talar alla om automation som något nytt men faktum är att it-avdelningar sedan länge har jagat automation i syfte att effektivisera driften av olika interna system. Skillnaden är att efterfrågan på automatisering numera kommer från ledningshåll, säger Torbjörn Larsson.
En av automationens främsta drivkrafter inom offentlig sektor är demografiförändringarna som kommer att ge en framtid där färre människor ska stödja fler och med mindre medel.
– Att göra något åt den egna verksamheten är ett måste, och automation av vissa monotona processer kan vara en åtgärd av flera. Viktigast är att se över helheten; vissa bitar kanske man löser genom en omorganisation eller liknande. Men mycket kommer att handla om att sätta in någon form av robot eller en enkel e-tjänst istället för ett kundcentrum, till exempel.

Integration
Att skapa en enkel e-tjänst för kommuninvånare är en sak, men att i nästa steg koppla tjänsten till en myndighet eller annan aktör, blir ofta övermäktigt för en liten kommun.
– Dels för att det är dyrt och dels för att det är svårt att få tillgång till myndigheters IT-system. Här finns idag flera olika statliga initiativ som till exempel Sambruk, Inera och DIGG som kommer att försöka hjälpa till med integration och sammankoppling.
Ett lysande exempel är, enligt Torbjörn Larsson, SSBTEK, SammanSatt BasTjänst för Ekonomiskt Bistånd, som ägs och förvaltas av SKL. Tjänsten gör det möjligt för en kommun att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer. Informationen används till prövning av biståndsansökningar. Över 90 procent av Sveriges kommuner är anslutna till SSBTEK som varje år besvarar cirka fem miljoner frågor.
– Det behövs fler liknande lösningar inom andra områden. Förutom ren effektivisering handlar det om likvärdighet. Det ska inte vara bättre att bo i en kommun än en annan för att handläggare är snälla eller har mer pengar att röra sig med. Därför är dessa centrala initiativ viktiga. Här kan även små kommuner med begränsad budget göra stora vinster, fastslår Torbjörn Larsson.

Grundbult
John Torgersson, vd för Pulsen Integration, är inne på samma linje.
– Hittills har digitalisering inom offentlig sektor handlat om att hitta en tillämpning för att lösa något problem vilket inte i sig är någon utmaning. Det finns många som kan ta fram en tillämpning till nästan vilken idé som helst; utmaningen är att få allt att fungera som en helhet.
Steg ett är enligt John Torgersson att ta kontroll över informationen och att tänka integration redan från början.
– Vad vill vi tillhandahålla, vad vill vi exponera och vilken information är viktig? Viktigt är också att inte låsa in sig i någon lösning eller hos en leverantör, utan att man äger sin egen information och tillgängligheten till den. För den som vill lyckas med digitalisering är integration en slags grundbult, annars blir det lätt en isolerad lösning som inte fungerar med helheten.

Krävs strategi
Han påpekar att en genomtänkt integrationsstrategi även påskyndar processen att komma ut med nya tjänster och lösningar, samt underlättar ändringar när det blir fel.
– Digitalisering handlar ofta om att bryta okänd mark och att med hjälp av ny teknik hitta nya lösningar på gamla problem. Allt kommer kanske inte att fungera fullt ut redan från början. Därför måste det vara lätt att byta tillämpning eller testa ett annat spår vid behov.
På frågan om Sverige verkligen kan bli världsbäst på digitalisering svarar John Torgersson att förutsättningarna finns.
– Vi har kapaciteteten och kunnandet men börjar halka efter på vissa områden. Jag har förhoppningar om att den nya myndigheten för digitalisering ska bidra till att vissa saker standardiseras så att digitaliseringstakten inom offentlig sektor kan öka. Framtiden ser lovande ut, men mycket av det som var framtid igår är verklighet idag. Behovet av välfungerande integrationstjänster och automatiserade processer är stort.

GDPR skapar ordning och reda i kommunernas datamängder

Illustration: Stellan Stål
Illustration: Stellan Stål
– En kommun som inte har koll på sin information är bara ett tomt skal. Det säger Torbjörn Larsson, ordförande KommITS, som menar att den nya dataskyddsförordningen, GDPR, ska ses som en tillgång som bidrar till ordning och reda i offentliga verksamheters datamängder.

Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS.
Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS.
I maj 2018 införs EU:s nya datasäkerhetsdirektiv, GDPR, som bland annat innebär hårdare krav på hantering av personuppgifter. Det ställs krav på nya rutiner och processer både för säker hantering av register samt på ansvarig ledningsnivå.
GDPR omfattar alla verksamheter som sparar eller hanterar personlig och känslig information och på KommiITS, mötesplatsen för kommun­ala it-frågor, står förberedelserna inför det nya datasäkerhetsdirektivet högt upp på agendan.
– Den tekniska biten, med vad som passerar genom brandväggar och vad som sker i våra serverhallar, det tror jag att kommunernas it-avdelningar redan har rätt bra koll på. Den stora utmaningen är informationsinsatserna så att alla vet vad den nya förordningen innebär, säger Torbjörn Larsson.
Vad många inte vet är att GDPR inte enbart omfattar digitala register.
– Faktum är att den nya dataskyddsförordningen även gäller handskrivna listor på personer. Finns det sådana så ska de registreras, fastslår Torbjörn Larsson.
Även om det är en del arbete med att leva upp till de nya EU-kraven välkomnar han den nya dataskyddsförordningen.
– GDPR ger oss en legitimitet att föra de här registren. Många ser det som en börda men man bör se det som en tillgång som hjälper oss att hålla ordning och reda. En kommun eller offentlig verksamhet som inte har koll på sin information är inget annat än ett tomt skal.

Samverkan
GDPR innehåller också ett starkare krav på en formellt utsedd granskningsfunktion. Offentliga verksamheter är skyldiga att utse ett dataskyddsombud som inte får ha en beroendeställning i organisationen. För att kunna leva upp till detta efterlyser Torbjörn Larsson samverkan över kommungränser.
– Små kommuner har inte ekonomiskt utrymme att anställa ett fristående dataskyddsombud. En gyllene väg är att hjälpas åt.
På ett par års sikt finns, enligt Torbjörn Larsson, stora förutsättningar till att GDPR har blivit en icke-fråga.
– När grundjobbet väl är gjort kommer mycket av efterlevnaden att kunna skötas per automatik. Våra systemleverantörer bygger redan nu in dataskydd som standard i sina system. Om bara ett par år kommer GDPR att vara en naturlig del av verksamheten som vi inte märker så mycket av.