Etikettarkiv: Sambruk

Samverkan kring digitala tjänster – ett framgångsrecept för kommuner

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

Föreningen Sambruk, som sedan 2005 erbjuder kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg, märker av ett ökande intresse för samverkan. Intresset beror bland annat på att många kommuner verkar under allt tuffare ekonomiska villkor, vilket gör samverkan som spar tid och pengar allt mer relevant.

Just digitala projekt lämpar sig särskilt väl för samverkan över kommungränserna, inte minst eftersom kommunernas grundläggande digitala behov många gånger är relativt likartade. Fördelarna med att samverka kring utvecklingen och förvaltningen av digitala tjänster är många för Sveriges kommuner, inte minst nu när digitaliseringen pågår för fullt runtom i landets kommuner. Det spar dels mycket pengar och tid genom att varje enskild kommun inte behöva uppfinna hjulet själva. Sambruk öppnar även upp för värdefullt erfarenhetsutbyte över kommungränserna och mellan olika delar av landet.
Via ett gemensamt förvaltningsråd har samtliga deltagande kommuner stora möjligheter att påverka de digitala utvecklingsprojekten, både under utvecklings- och förvaltningsfasen. Sambruk har ett brett verksamhetsområde, samtliga digitala utvecklingsprojekt är helt och hållet sprungna ur kommunernas konkreta behov och efterfrågan.

Utbyta erfarenheter
Digital signatur är en het fråga för kommuner och det finns många frågeställningar som det har varit givande för våra medlemmar att träffas för att diskutera i Sambruks nätverk om e-underskrifter. Bland sådant som nätverket utbyter erfarenhet och kompetens kring finns frågor som: Vad ska signeras och inte? Vad kan man signera elektroniskt? Hur kan man göra med politikerunderskrifter? Hur kan digital signatur lösas i molntjänster? Hur kan man få en enad lösning för hela kommunen?
– Kravställning på elevregister och skoladministrativa system, är ytterligare ett nätverk där det finns stora behov av att byta erfarenhet och diskutera olika möjliga lösningar. Skol­administrativ information är ofta inlåst vilket skapar administrativt merarbete för skolor. Att dela erfarenhet och kompetens kring hur verksamheten kan arbeta och hur kravställning i upphandling kan göras är mycket givande, säger Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

”Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner”

Bibblix tillgänglig för samtliga kommuner
Bibblix är en app för att låna och läsa som vänder sig till barn och unga i åldern 6–12 år. Den innehåller böcker speciellt utvalda av barnbibliotekarier, vilket säkerställer att boktipsen håller en genomgående hög kvalitet. Flera undersökningar visar att barns läsande minskar. Bibblix är en app som på ett enkelt och lättillgängligt sätt uppmuntrar barn och ungas läsande på deras egna villkor. Appen går helt i linje med den nationella biblioteksstrategins målsättning att stimulera läsande hos barn och unga.
– Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner. Bibblix har ursprungligen utvecklats med finansiering från Kulturrådet i Stockholms stad och har i drygt tre års tid funnits tillgänglig i tre kommuner: Malmö, Stockholm och Katrineholm, där den är mycket uppskattad. Vi har nu övertagit äganderätten till Bibblix, genom en gåva från Stockholms stad, vilket innebär att alla kommuner i hela Sverige kommer att kunna använda tjänsten, säger Britta Sandblom.

Gemensamt system underlättar
Sambruk har även vidareutvecklat Provisum, ett system för administration och hantering av överförmyndarverksamhet, en tidigare gåva från Västerås och Stockholm. Provisum vänder sig till såväl handläggare som gode män och många användare anser att det är Sveriges mest rättssäkra system för just överförmyndarverksamhet. En stor fördel med Provisum är att det är ett webbaserat system, vilket innebär att det kan användas i vilken mobiltelefon, dator eller surfplatta som helst.
– Via Provisum har vi skapat en välfungerande digital kedja som underlättar för såväl handläggare som gode män att överblicka och hålla reda på kvitton och andra viktiga dokument som krävs för att administrera ett överförmyndarskap. Provisum har funnits i ett par år och används för närvarande i tolv svenska kommuner. Vi är övertygade om att Provisum kan göra administrationen mer lätthanterlig, jämlik och överskådlig även i många andra svenska kommuner, säger Britta Sandblom.

Egil underlättar beställning
Ytterligare en digital nyhet från Sambruk är Egil, Elever och grupper i lärande. Det är en funktion som möjliggör effektiv beställning av digitala läromedel i skolorna. Egil har utvecklats av Sambruk i samverkan med Internetstiftelsen samt ett antal läromedelsförlag, Skolverket medverkar i vidareutvecklingen. Egil är GDPR-säkrat, vilket innebär att rätt personinformation sprids till rätt aktörer.
– Många lärare och andra som beställer digitala läromedel anser att beställningsförfarandet är relativt tungrott och krångligt. Det är i dagsläget många gånger administrativt betungande. Med Egil effektiviseras hela beställningsförfarandet, säger Britta Sandblom.

Digitalisering handlar om verksamhetsutveckling

Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
– Digitalisering handlar inte om teknik utan om verksamhetsutveckling. För att effektivisera offentlig sektor måste processerna ses över. Digitaliserade lösningar är tillsammans med omorganisationer och andra åtgärder viktiga verktyg i det arbetet, säger Torbjörn Larsson, ordförande KommITS.

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en effektiv offentlig sektor.
– I grunden handlar det om en gigantisk verksamhetsutveckling. Idag talar alla om automation som något nytt men faktum är att it-avdelningar sedan länge har jagat automation i syfte att effektivisera driften av olika interna system. Skillnaden är att efterfrågan på automatisering numera kommer från ledningshåll, säger Torbjörn Larsson.
En av automationens främsta drivkrafter inom offentlig sektor är demografiförändringarna som kommer att ge en framtid där färre människor ska stödja fler och med mindre medel.
– Att göra något åt den egna verksamheten är ett måste, och automation av vissa monotona processer kan vara en åtgärd av flera. Viktigast är att se över helheten; vissa bitar kanske man löser genom en omorganisation eller liknande. Men mycket kommer att handla om att sätta in någon form av robot eller en enkel e-tjänst istället för ett kundcentrum, till exempel.

Integration
Att skapa en enkel e-tjänst för kommuninvånare är en sak, men att i nästa steg koppla tjänsten till en myndighet eller annan aktör, blir ofta övermäktigt för en liten kommun.
– Dels för att det är dyrt och dels för att det är svårt att få tillgång till myndigheters IT-system. Här finns idag flera olika statliga initiativ som till exempel Sambruk, Inera och DIGG som kommer att försöka hjälpa till med integration och sammankoppling.
Ett lysande exempel är, enligt Torbjörn Larsson, SSBTEK, SammanSatt BasTjänst för Ekonomiskt Bistånd, som ägs och förvaltas av SKL. Tjänsten gör det möjligt för en kommun att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer. Informationen används till prövning av biståndsansökningar. Över 90 procent av Sveriges kommuner är anslutna till SSBTEK som varje år besvarar cirka fem miljoner frågor.
– Det behövs fler liknande lösningar inom andra områden. Förutom ren effektivisering handlar det om likvärdighet. Det ska inte vara bättre att bo i en kommun än en annan för att handläggare är snälla eller har mer pengar att röra sig med. Därför är dessa centrala initiativ viktiga. Här kan även små kommuner med begränsad budget göra stora vinster, fastslår Torbjörn Larsson.

Grundbult
John Torgersson, vd för Pulsen Integration, är inne på samma linje.
– Hittills har digitalisering inom offentlig sektor handlat om att hitta en tillämpning för att lösa något problem vilket inte i sig är någon utmaning. Det finns många som kan ta fram en tillämpning till nästan vilken idé som helst; utmaningen är att få allt att fungera som en helhet.
Steg ett är enligt John Torgersson att ta kontroll över informationen och att tänka integration redan från början.
– Vad vill vi tillhandahålla, vad vill vi exponera och vilken information är viktig? Viktigt är också att inte låsa in sig i någon lösning eller hos en leverantör, utan att man äger sin egen information och tillgängligheten till den. För den som vill lyckas med digitalisering är integration en slags grundbult, annars blir det lätt en isolerad lösning som inte fungerar med helheten.

Krävs strategi
Han påpekar att en genomtänkt integrationsstrategi även påskyndar processen att komma ut med nya tjänster och lösningar, samt underlättar ändringar när det blir fel.
– Digitalisering handlar ofta om att bryta okänd mark och att med hjälp av ny teknik hitta nya lösningar på gamla problem. Allt kommer kanske inte att fungera fullt ut redan från början. Därför måste det vara lätt att byta tillämpning eller testa ett annat spår vid behov.
På frågan om Sverige verkligen kan bli världsbäst på digitalisering svarar John Torgersson att förutsättningarna finns.
– Vi har kapaciteteten och kunnandet men börjar halka efter på vissa områden. Jag har förhoppningar om att den nya myndigheten för digitalisering ska bidra till att vissa saker standardiseras så att digitaliseringstakten inom offentlig sektor kan öka. Framtiden ser lovande ut, men mycket av det som var framtid igår är verklighet idag. Behovet av välfungerande integrationstjänster och automatiserade processer är stort.

Utvecklar gemensamma digitala tjänster

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Föreningen Sambruk har sedan 2005 erbjudit kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg för kommunernas verksamheter. Ju fler kommuner som deltar desto starkare utvecklingskraft skapas.

Sambruk är en ideell förening som utvecklar och förvaltar gemensamma digitala lösningar för de kommuner som valt att gå med.
– Idag är vi cirka 90 kommuner, ju fler vi blir desto mer både tid och pengar sparar vi åt de ingående kommunerna, förklarar Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Tidsvinsterna skapas då en enskild kommun slipper lägga tid på att själva utveckla och förvalta en tjänst. Och ekonomiskt sparas mycket pengar då många kommuner delar på kostnaden för ett nytt digitalt verktyg.
– Om 20 kommuner går samman kring ett utvecklings- och förvaltningsprojekt blir kostnaden bara 1/20 vardera för de ingående kommunerna, och det blir väldigt stora besparingar.

Crowdsourcing och nätverkande
Rent praktiskt fungerar Sambruk som en aktör för samfinansiering/medfinansiering.
– Eller för att använda ett modernt uttryck, vi jobbar med crowdsourcing, något vi gjorde även innan det uttrycket skapades, konstaterar Britta Sandblom med ett leende.
Varje deltagande kommun har stor möjlighet att påverka, både under utvecklings- och förvaltningsfasen, genom ett gemensamt förvaltningsråd.
– Vi skapar även möjligheter för erfarenhetsutbyte, exempelvis ska vi ha ett seminarium om digital signering snart. Nätverken blir ett lättillgängligt bollplank för kommunerna där de får möjligheter att lära av varandra.
Sambruk deltar även i Digidel som startade 2011, nätverkets nationella samordning finansieras i år av Näringsdepartementet. Basen är lokala aktiviteter som syftar till att intressera alla att komma med på digitaliseringståget.
– Digidel bidrar till en högre digital mognad. En förutsättning för att alla ska våga, vilja och kunna ta del av internet och dess möjligheter till delaktighet i den digitala samhällsutvecklingen, avslutar Britta Sandblom.