Etikettarkiv: Smarta städer

Vidareutveckla smarta staden

Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad. Foto: Liselotte van der Meijs
Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad. Foto: Liselotte van der Meijs
I april 2017 antog kommunfullmäktige en strategi för att samordna Stockholms stads arbete med digitalisering och vidareutveckla den smarta staden, i vilken skolans digitalisering är en viktig del.

Strategin har vi tagit fram tillsammans med stockholmarna och är en del i vårt arbete med att nå visionen – Ett Stockholm för alla. I strategin finns målsättningen att göra staden hållbar inom fyra områden: ekologiskt, ekonomiskt, demokratiskt och socialt säger Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad.
För att kunna bedriva digitaliseringsarbetet på ett överskådligt sätt har de valt att starta pilotprojekt i det lilla formatet för att sedan skala upp de projekt som ger bra resultat.
– Det har varit en väldigt lyckosam strategi. Att digitalisera alla verksamheter i full skala i en storstad som Stockholm skulle annars bli övermäktigt.
De har skapat testbäddar inom olika områden och låtit exempelvis en förskola eller ett äldreboende testa nya digitala verktyg.
– Ett av de pilotprojekt inom skolan som nu skalats upp är att använda AI-tekniken (artificiell intelligens) för att screena elever med eventuella läs- och skrivsvårigheter. Tidigare tog en sådan screening en halv dag, nu tar den ett par minuter.
Det innebär att lärarna kan fånga upp även elever med mindre problem eftersom fler kan screenas, och dessutom kan lärarna använda den tid de vinner på att ge dessa elever mer hjälp och stöd.
– Ett annat projekt som sparat mycket resurser är de digitala papperskorgar som både komprimerar skräpet och skickar en digital signal när de behöver tömmas. De har sparat 97 procent av transportkostnaderna och 60 procent i tid som de som tömmer slipper lägga på att plocka skräp som hamnat utanför fulla papperskorgar.

Ett helt nytt sätt att arbeta
Den stora utmaning som Johanna Engman ser med att digitalisera stora delar av verksamheten är inte tekniken, utan att få de olika verksamheterna att definiera de behov och önskemål de har som sedan digitala verktyg kan hjälpa dem med.
– Det handlar om att få med sig alla i det förändringsarbetet som måste ske. Vi måste börja jobba på nya sätt, vilket på kort sikt kan bli lite mer tidskrävande. Men på lite längre sikt kommer det att effektivisera och underlätta många arbetsuppgifter.

Skolplattform
Skolplattformen är en del av stadens vision att år 2040 vara en stad för alla, och utvecklingen startade för cirka åtta år sedan.
– De verksamhetssystem och avtal vi då hade var gamla och behövde förnyas. Dessutom var det olika system för olika skolformer, till exempel ett separat för grundskola och ett för gymnasieskola. Den nya skolplattformen samlar allt på samma ställe, även förskolan, vilket ska göra det betydligt mer tillgängligt och effektivt, förklarar Johanna Engman.
Samtidigt är det en omfattande och komplex plattform som är tekniskt utmanande att få i full drift.

Omfattande förankringsarbete
För att se till att den nya plattformen möter skolans behov, krav och önskemål på innehåll samlade de 2013 över 100 pedagoger och sakkunniga som under ett år arbetade med att ta fram en genomarbetad kravspecifikation för den kommande upphandlingen.
– Vi valde då att låta Skolplattformen bestå av olika moduler. Dessa går att byta och bygga vidare på när det uppstår nya behov i verksamheten och i takt med att ny teknik blir tillgänglig. En modulbyggd plattform ger den nödvändiga flexibilitet som bidrar till att förskolans och skolans fortsatta digitalisering ska kunna genomföras på bästa sätt.
De genomförde därefter sex olika upphandlingarna, en för respektive modul.
– Vid upphandlingarna inträffade det smått unika att ingen av dem överklagades, vilket visar att den tid vi lade ner på förarbetet var väl investerad tid, avslutar hon.

Siktet är inställt på att bli världens smartaste stad

Ann Hellenius, it-direktör, Stockholms stad. Foto: Ester Sorri
Ann Hellenius, it-direktör, Stockholms stad. Foto: Ester Sorri
– Vi ska bli världens smartaste stad. Det säger Ann Hellenius, Stockholms stads it-direktör som leder en förvaltning där digitalisering inte ses som en it-fråga utan som en politiskt högprioriterad verksamhetsfråga.

Stockholms stad är en av finalisterna till utmärkelsen Sveriges Digitaliseringskommun 2017. Bakom nomineringen finns omfattande satsningar på digital förnyelse, ett unikt fokus på hållbarhet och en tydlig inriktning på att skapa nya innovativa tjänster för medborgarna.
Ann Hellenius betonar att inriktningen mot att bli världens smartaste stad inte handlar om att bli bäst på digitalisering – ambitionen är betydligt större än så.
– Vi har en tydlig målbild som går ut på att driva ett digitaliseringsarbete som är kopplat både till ekologisk, finansiell, social och demokratisk hållbarhet. Vi har i dagsläget cirka 200 projekt som löper inom dessa fyra hållbarhetsområden och där vi varje dag gör tydliga steg framåt.
Ett bland många exempel är de uppkopplade skräpkorgar som står utplacerade runt om i Stockholm och som själva meddelar när de är fulla och behöver tömmas.
– De smarta papperskorgarna har lett till en 70-procentig minskning av behovet av tömning vilket lett till större kostnadseffektivitet, positiva miljöeffekter, renare parker och nöjdare medborgare, säger Ann Hellenius.

Många olika nyttor
Andra projekt handlar om att via datorer kunna mäta vatten- och luftkvalitet, om att utveckla medborgardialoger via elektroniska kanaler och om innovativa satsningar inom skolans värld.
Stefan Carlson, enhetschef, påpekar att digitaliseringen även har stor intern betydelse.
– Vi kan med teknikens hjälp effektivisera gamla tungrodda processer och frigöra resurser till vår egen kärnverksamhet. Det är en viktig del som ofta glöms bort i sammanhanget.
I det arbetet är det oftast inte själva tekniken som är den stora utmaningen.
– Eftersom digitalisering skär rakt igenom organisationer, finns inte minst juridiska utmaningar som är betydligt större än de rent tekniska utfordringarna.
Ann Hellenius nickar instämmande.
– Det handlar mycket om att tänka nytt och bryta existerande strukturer. De flesta organisationer är vana vid att jobba i stuprör. Men för att lyckas med digitalisering fullt ut måste arbetet ske tvärs över alla förvaltningar och bolag. Här har vi kommit en bra bit på väg. Stockholm har alla förutsättningar att bli världens smartaste stad.

Strategisk styrning är en förutsättning för smarta städer

Julie Améen, ansvarig offentlig sektor vid CGI Sverige.
Julie Améen, ansvarig offentlig sektor vid CGI Sverige.
En stor utmaning vad gäller att på allvar bygga smarta städer är avsaknaden av ett helhetsperspektiv på myndighetsnivå. För att komma vidare i det digitala arbetet är det nödvändigt att anamma ett holistiskt angreppssätt och se staden som en enhet, snarare än som en samling av flera delar.

I dagsläget är resan mot den smarta staden en aning krokigare än nödvändigt. De tekniska lösningarna finns redan tillgängliga, men de olika systemen är splittrade och det saknas en helhetssyn. Enligt Julie Améen, ansvarig för offentlig sektor vid CGI Sverige, medför den rådande situationen att medborgarna varken känner till eller vet att utnyttja många av de tjänster som redan finns på plats inom samhällets infrastruktur.
– Digitaliseringen är en fantastisk möjlighet, men vi måste börja med att fråga oss själva vad en smart stad egentligen är. Många drar likhetstecken mellan en smart stad och en som är uppkopplad, alltså där exempelvis lyktstolpar, trafikljus och annat styrs digitalt, men vi vill hellre lägga tonvikt på den uppkopplade medborgaren. En smart stad blir inte smart förrän den upplevs som smart av sina invånare, besökare och företag.

Krävs ett holistiskt perspektiv
I en undersökning av en större kommun, i syfte att utröna vilka digitala tjänster invånarna ville ha tillgång till, visade det sig att en stor del av de tjänster som hamnade på topp 10 var sådana som redan fanns, men där man inte hade lyckats nå ut till medborgarna.
– Medborgarna ser staden som en enda stad, inte som en samling av förvaltningar, och de vill uppleva och nyttja stadens tjänster i ett gemensamt gränssnitt. Ska man vara en smart stad behöver tjänsterna fungera tillsammans och sätta medborgaren i centrum. Det krävs alltså ett mer holistiskt perspektiv, något som blir både billigare och mer effektivt.

En resa om tre stationer
Julie Améen exemplifierar med att resan mot den smarta staden kommer att gå via tre stationer, oavsett om det rör sig om förvaltningsnivå, stadsnivå eller nationell nivå. Inledningsvis bör man digitalisera det man redan kan, bland annat konkret infrastruktur eller bibliotek. Det ger fler tillgång till kulturella intressen och för med sig många positiva aspekter. Nästa steg på resan är att man på högsta nivå börjar betrakta staden som en enda stad och satsar på att koppla ihop det digitala till en helhet. Det kan man inte göra om man inte först bestämmer sig för en tydlig strategi för den smarta staden och arbetar utifrån den.
– I nuläget har varje enhet sin egen lösning och för att det inte ska svämma över av separata tjänster krävs strategisk styrning från högsta nivå. Det talas mycket om samverkan, men utan en strategisk riktning uppifrån är det svårt att åstadkomma några större förändringar. Det finns dock inte en enda lösning för en smart stad utan det rör sig om ett ekosystem som kräver transparens och öppenhet mellan olika aktörer. En smart stad idag kommer inte att vara smart i morgon, så både organisation och tekniska plattformar måste klara förändring för att ligga steget före och för att ta tillvara nya tjänster och möta de krav som yngre generationer ställer.
Det tredje steget på resan är att föra en kontinuerlig dialog med medborgarna och skapa ett engagemang hos användarna. Julie Améen betonar att det finns mycket att hämta hos invånarna när det gäller utvecklingen av den smarta staden och hur den bäst kan exekveras.
– När vi ger medborgarna fler alternativ och chansen att göra aktiva val får vi helt andra möjligheter att styra stadens mål. Det är alltså när varje enskild person börjar göra smarta val kopplade till det mål man sätter upp för staden som vi får ordentlig genomslagskraft. För att uppnå detta måste man bjuda in till dialog, så att det resulterar i en utväxling som underlättar för både medborgaren och staden. Idag är medborgaren helt uppkopplad och möjligheten till en nära och demokratisk dialog finns på ett helt annat sätt än tidigare.

Bör arbeta tvärfunktionellt
Julie Améen understryker att alla har kommit olika långt på resan, men hon menar att det centrala är att få upp frågan om smarta städer på agendan för att skapa en insikt om att detta är avhängigt av strategiska beslut som kommer från toppen och som tas på allvar.
– Att få teknik att prata med teknik är det enkla, men att få en organisation som arbetar tvärfunktionellt utifrån en gemensam vision där medborgaren är i centrum är svårare. Man blir lätt hemmablind, men ska vi kunna möta framtiden behöver detta omfatta alla förvaltningar och delar av organisationen, avslutar hon.