Etikettarkiv: Stockholms stad

Samverkan kring digitala tjänster – ett framgångsrecept för kommuner

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

Föreningen Sambruk, som sedan 2005 erbjuder kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg, märker av ett ökande intresse för samverkan. Intresset beror bland annat på att många kommuner verkar under allt tuffare ekonomiska villkor, vilket gör samverkan som spar tid och pengar allt mer relevant.

Just digitala projekt lämpar sig särskilt väl för samverkan över kommungränserna, inte minst eftersom kommunernas grundläggande digitala behov många gånger är relativt likartade. Fördelarna med att samverka kring utvecklingen och förvaltningen av digitala tjänster är många för Sveriges kommuner, inte minst nu när digitaliseringen pågår för fullt runtom i landets kommuner. Det spar dels mycket pengar och tid genom att varje enskild kommun inte behöva uppfinna hjulet själva. Sambruk öppnar även upp för värdefullt erfarenhetsutbyte över kommungränserna och mellan olika delar av landet.
Via ett gemensamt förvaltningsråd har samtliga deltagande kommuner stora möjligheter att påverka de digitala utvecklingsprojekten, både under utvecklings- och förvaltningsfasen. Sambruk har ett brett verksamhetsområde, samtliga digitala utvecklingsprojekt är helt och hållet sprungna ur kommunernas konkreta behov och efterfrågan.

Utbyta erfarenheter
Digital signatur är en het fråga för kommuner och det finns många frågeställningar som det har varit givande för våra medlemmar att träffas för att diskutera i Sambruks nätverk om e-underskrifter. Bland sådant som nätverket utbyter erfarenhet och kompetens kring finns frågor som: Vad ska signeras och inte? Vad kan man signera elektroniskt? Hur kan man göra med politikerunderskrifter? Hur kan digital signatur lösas i molntjänster? Hur kan man få en enad lösning för hela kommunen?
– Kravställning på elevregister och skoladministrativa system, är ytterligare ett nätverk där det finns stora behov av att byta erfarenhet och diskutera olika möjliga lösningar. Skol­administrativ information är ofta inlåst vilket skapar administrativt merarbete för skolor. Att dela erfarenhet och kompetens kring hur verksamheten kan arbeta och hur kravställning i upphandling kan göras är mycket givande, säger Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

”Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner”

Bibblix tillgänglig för samtliga kommuner
Bibblix är en app för att låna och läsa som vänder sig till barn och unga i åldern 6–12 år. Den innehåller böcker speciellt utvalda av barnbibliotekarier, vilket säkerställer att boktipsen håller en genomgående hög kvalitet. Flera undersökningar visar att barns läsande minskar. Bibblix är en app som på ett enkelt och lättillgängligt sätt uppmuntrar barn och ungas läsande på deras egna villkor. Appen går helt i linje med den nationella biblioteksstrategins målsättning att stimulera läsande hos barn och unga.
– Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner. Bibblix har ursprungligen utvecklats med finansiering från Kulturrådet i Stockholms stad och har i drygt tre års tid funnits tillgänglig i tre kommuner: Malmö, Stockholm och Katrineholm, där den är mycket uppskattad. Vi har nu övertagit äganderätten till Bibblix, genom en gåva från Stockholms stad, vilket innebär att alla kommuner i hela Sverige kommer att kunna använda tjänsten, säger Britta Sandblom.

Gemensamt system underlättar
Sambruk har även vidareutvecklat Provisum, ett system för administration och hantering av överförmyndarverksamhet, en tidigare gåva från Västerås och Stockholm. Provisum vänder sig till såväl handläggare som gode män och många användare anser att det är Sveriges mest rättssäkra system för just överförmyndarverksamhet. En stor fördel med Provisum är att det är ett webbaserat system, vilket innebär att det kan användas i vilken mobiltelefon, dator eller surfplatta som helst.
– Via Provisum har vi skapat en välfungerande digital kedja som underlättar för såväl handläggare som gode män att överblicka och hålla reda på kvitton och andra viktiga dokument som krävs för att administrera ett överförmyndarskap. Provisum har funnits i ett par år och används för närvarande i tolv svenska kommuner. Vi är övertygade om att Provisum kan göra administrationen mer lätthanterlig, jämlik och överskådlig även i många andra svenska kommuner, säger Britta Sandblom.

Egil underlättar beställning
Ytterligare en digital nyhet från Sambruk är Egil, Elever och grupper i lärande. Det är en funktion som möjliggör effektiv beställning av digitala läromedel i skolorna. Egil har utvecklats av Sambruk i samverkan med Internetstiftelsen samt ett antal läromedelsförlag, Skolverket medverkar i vidareutvecklingen. Egil är GDPR-säkrat, vilket innebär att rätt personinformation sprids till rätt aktörer.
– Många lärare och andra som beställer digitala läromedel anser att beställningsförfarandet är relativt tungrott och krångligt. Det är i dagsläget många gånger administrativt betungande. Med Egil effektiviseras hela beställningsförfarandet, säger Britta Sandblom.

Vidareutveckla smarta staden

Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad. Foto: Liselotte van der Meijs
Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad. Foto: Liselotte van der Meijs
I april 2017 antog kommunfullmäktige en strategi för att samordna Stockholms stads arbete med digitalisering och vidareutveckla den smarta staden, i vilken skolans digitalisering är en viktig del.

Strategin har vi tagit fram tillsammans med stockholmarna och är en del i vårt arbete med att nå visionen – Ett Stockholm för alla. I strategin finns målsättningen att göra staden hållbar inom fyra områden: ekologiskt, ekonomiskt, demokratiskt och socialt säger Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad.
För att kunna bedriva digitaliseringsarbetet på ett överskådligt sätt har de valt att starta pilotprojekt i det lilla formatet för att sedan skala upp de projekt som ger bra resultat.
– Det har varit en väldigt lyckosam strategi. Att digitalisera alla verksamheter i full skala i en storstad som Stockholm skulle annars bli övermäktigt.
De har skapat testbäddar inom olika områden och låtit exempelvis en förskola eller ett äldreboende testa nya digitala verktyg.
– Ett av de pilotprojekt inom skolan som nu skalats upp är att använda AI-tekniken (artificiell intelligens) för att screena elever med eventuella läs- och skrivsvårigheter. Tidigare tog en sådan screening en halv dag, nu tar den ett par minuter.
Det innebär att lärarna kan fånga upp även elever med mindre problem eftersom fler kan screenas, och dessutom kan lärarna använda den tid de vinner på att ge dessa elever mer hjälp och stöd.
– Ett annat projekt som sparat mycket resurser är de digitala papperskorgar som både komprimerar skräpet och skickar en digital signal när de behöver tömmas. De har sparat 97 procent av transportkostnaderna och 60 procent i tid som de som tömmer slipper lägga på att plocka skräp som hamnat utanför fulla papperskorgar.

Ett helt nytt sätt att arbeta
Den stora utmaning som Johanna Engman ser med att digitalisera stora delar av verksamheten är inte tekniken, utan att få de olika verksamheterna att definiera de behov och önskemål de har som sedan digitala verktyg kan hjälpa dem med.
– Det handlar om att få med sig alla i det förändringsarbetet som måste ske. Vi måste börja jobba på nya sätt, vilket på kort sikt kan bli lite mer tidskrävande. Men på lite längre sikt kommer det att effektivisera och underlätta många arbetsuppgifter.

Skolplattform
Skolplattformen är en del av stadens vision att år 2040 vara en stad för alla, och utvecklingen startade för cirka åtta år sedan.
– De verksamhetssystem och avtal vi då hade var gamla och behövde förnyas. Dessutom var det olika system för olika skolformer, till exempel ett separat för grundskola och ett för gymnasieskola. Den nya skolplattformen samlar allt på samma ställe, även förskolan, vilket ska göra det betydligt mer tillgängligt och effektivt, förklarar Johanna Engman.
Samtidigt är det en omfattande och komplex plattform som är tekniskt utmanande att få i full drift.

Omfattande förankringsarbete
För att se till att den nya plattformen möter skolans behov, krav och önskemål på innehåll samlade de 2013 över 100 pedagoger och sakkunniga som under ett år arbetade med att ta fram en genomarbetad kravspecifikation för den kommande upphandlingen.
– Vi valde då att låta Skolplattformen bestå av olika moduler. Dessa går att byta och bygga vidare på när det uppstår nya behov i verksamheten och i takt med att ny teknik blir tillgänglig. En modulbyggd plattform ger den nödvändiga flexibilitet som bidrar till att förskolans och skolans fortsatta digitalisering ska kunna genomföras på bästa sätt.
De genomförde därefter sex olika upphandlingarna, en för respektive modul.
– Vid upphandlingarna inträffade det smått unika att ingen av dem överklagades, vilket visar att den tid vi lade ner på förarbetet var väl investerad tid, avslutar hon.

Siktet är inställt på att bli världens smartaste stad

Ann Hellenius, it-direktör, Stockholms stad. Foto: Ester Sorri
Ann Hellenius, it-direktör, Stockholms stad. Foto: Ester Sorri
– Vi ska bli världens smartaste stad. Det säger Ann Hellenius, Stockholms stads it-direktör som leder en förvaltning där digitalisering inte ses som en it-fråga utan som en politiskt högprioriterad verksamhetsfråga.

Stockholms stad är en av finalisterna till utmärkelsen Sveriges Digitaliseringskommun 2017. Bakom nomineringen finns omfattande satsningar på digital förnyelse, ett unikt fokus på hållbarhet och en tydlig inriktning på att skapa nya innovativa tjänster för medborgarna.
Ann Hellenius betonar att inriktningen mot att bli världens smartaste stad inte handlar om att bli bäst på digitalisering – ambitionen är betydligt större än så.
– Vi har en tydlig målbild som går ut på att driva ett digitaliseringsarbete som är kopplat både till ekologisk, finansiell, social och demokratisk hållbarhet. Vi har i dagsläget cirka 200 projekt som löper inom dessa fyra hållbarhetsområden och där vi varje dag gör tydliga steg framåt.
Ett bland många exempel är de uppkopplade skräpkorgar som står utplacerade runt om i Stockholm och som själva meddelar när de är fulla och behöver tömmas.
– De smarta papperskorgarna har lett till en 70-procentig minskning av behovet av tömning vilket lett till större kostnadseffektivitet, positiva miljöeffekter, renare parker och nöjdare medborgare, säger Ann Hellenius.

Många olika nyttor
Andra projekt handlar om att via datorer kunna mäta vatten- och luftkvalitet, om att utveckla medborgardialoger via elektroniska kanaler och om innovativa satsningar inom skolans värld.
Stefan Carlson, enhetschef, påpekar att digitaliseringen även har stor intern betydelse.
– Vi kan med teknikens hjälp effektivisera gamla tungrodda processer och frigöra resurser till vår egen kärnverksamhet. Det är en viktig del som ofta glöms bort i sammanhanget.
I det arbetet är det oftast inte själva tekniken som är den stora utmaningen.
– Eftersom digitalisering skär rakt igenom organisationer, finns inte minst juridiska utmaningar som är betydligt större än de rent tekniska utfordringarna.
Ann Hellenius nickar instämmande.
– Det handlar mycket om att tänka nytt och bryta existerande strukturer. De flesta organisationer är vana vid att jobba i stuprör. Men för att lyckas med digitalisering fullt ut måste arbetet ske tvärs över alla förvaltningar och bolag. Här har vi kommit en bra bit på väg. Stockholm har alla förutsättningar att bli världens smartaste stad.