Etikettarkiv: Digitala verktyg

Samverkan kring digitala tjänster – ett framgångsrecept för kommuner

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

Föreningen Sambruk, som sedan 2005 erbjuder kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg, märker av ett ökande intresse för samverkan. Intresset beror bland annat på att många kommuner verkar under allt tuffare ekonomiska villkor, vilket gör samverkan som spar tid och pengar allt mer relevant.

Just digitala projekt lämpar sig särskilt väl för samverkan över kommungränserna, inte minst eftersom kommunernas grundläggande digitala behov många gånger är relativt likartade. Fördelarna med att samverka kring utvecklingen och förvaltningen av digitala tjänster är många för Sveriges kommuner, inte minst nu när digitaliseringen pågår för fullt runtom i landets kommuner. Det spar dels mycket pengar och tid genom att varje enskild kommun inte behöva uppfinna hjulet själva. Sambruk öppnar även upp för värdefullt erfarenhetsutbyte över kommungränserna och mellan olika delar av landet.
Via ett gemensamt förvaltningsråd har samtliga deltagande kommuner stora möjligheter att påverka de digitala utvecklingsprojekten, både under utvecklings- och förvaltningsfasen. Sambruk har ett brett verksamhetsområde, samtliga digitala utvecklingsprojekt är helt och hållet sprungna ur kommunernas konkreta behov och efterfrågan.

Utbyta erfarenheter
Digital signatur är en het fråga för kommuner och det finns många frågeställningar som det har varit givande för våra medlemmar att träffas för att diskutera i Sambruks nätverk om e-underskrifter. Bland sådant som nätverket utbyter erfarenhet och kompetens kring finns frågor som: Vad ska signeras och inte? Vad kan man signera elektroniskt? Hur kan man göra med politikerunderskrifter? Hur kan digital signatur lösas i molntjänster? Hur kan man få en enad lösning för hela kommunen?
– Kravställning på elevregister och skoladministrativa system, är ytterligare ett nätverk där det finns stora behov av att byta erfarenhet och diskutera olika möjliga lösningar. Skol­administrativ information är ofta inlåst vilket skapar administrativt merarbete för skolor. Att dela erfarenhet och kompetens kring hur verksamheten kan arbeta och hur kravställning i upphandling kan göras är mycket givande, säger Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

”Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner”

Bibblix tillgänglig för samtliga kommuner
Bibblix är en app för att låna och läsa som vänder sig till barn och unga i åldern 6–12 år. Den innehåller böcker speciellt utvalda av barnbibliotekarier, vilket säkerställer att boktipsen håller en genomgående hög kvalitet. Flera undersökningar visar att barns läsande minskar. Bibblix är en app som på ett enkelt och lättillgängligt sätt uppmuntrar barn och ungas läsande på deras egna villkor. Appen går helt i linje med den nationella biblioteksstrategins målsättning att stimulera läsande hos barn och unga.
– Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner. Bibblix har ursprungligen utvecklats med finansiering från Kulturrådet i Stockholms stad och har i drygt tre års tid funnits tillgänglig i tre kommuner: Malmö, Stockholm och Katrineholm, där den är mycket uppskattad. Vi har nu övertagit äganderätten till Bibblix, genom en gåva från Stockholms stad, vilket innebär att alla kommuner i hela Sverige kommer att kunna använda tjänsten, säger Britta Sandblom.

Gemensamt system underlättar
Sambruk har även vidareutvecklat Provisum, ett system för administration och hantering av överförmyndarverksamhet, en tidigare gåva från Västerås och Stockholm. Provisum vänder sig till såväl handläggare som gode män och många användare anser att det är Sveriges mest rättssäkra system för just överförmyndarverksamhet. En stor fördel med Provisum är att det är ett webbaserat system, vilket innebär att det kan användas i vilken mobiltelefon, dator eller surfplatta som helst.
– Via Provisum har vi skapat en välfungerande digital kedja som underlättar för såväl handläggare som gode män att överblicka och hålla reda på kvitton och andra viktiga dokument som krävs för att administrera ett överförmyndarskap. Provisum har funnits i ett par år och används för närvarande i tolv svenska kommuner. Vi är övertygade om att Provisum kan göra administrationen mer lätthanterlig, jämlik och överskådlig även i många andra svenska kommuner, säger Britta Sandblom.

Egil underlättar beställning
Ytterligare en digital nyhet från Sambruk är Egil, Elever och grupper i lärande. Det är en funktion som möjliggör effektiv beställning av digitala läromedel i skolorna. Egil har utvecklats av Sambruk i samverkan med Internetstiftelsen samt ett antal läromedelsförlag, Skolverket medverkar i vidareutvecklingen. Egil är GDPR-säkrat, vilket innebär att rätt personinformation sprids till rätt aktörer.
– Många lärare och andra som beställer digitala läromedel anser att beställningsförfarandet är relativt tungrott och krångligt. Det är i dagsläget många gånger administrativt betungande. Med Egil effektiviseras hela beställningsförfarandet, säger Britta Sandblom.

Utvecklar gemensamma digitala tjänster

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Föreningen Sambruk har sedan 2005 erbjudit kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg för kommunernas verksamheter. Ju fler kommuner som deltar desto starkare utvecklingskraft skapas.

Sambruk är en ideell förening som utvecklar och förvaltar gemensamma digitala lösningar för de kommuner som valt att gå med.
– Idag är vi cirka 90 kommuner, ju fler vi blir desto mer både tid och pengar sparar vi åt de ingående kommunerna, förklarar Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Tidsvinsterna skapas då en enskild kommun slipper lägga tid på att själva utveckla och förvalta en tjänst. Och ekonomiskt sparas mycket pengar då många kommuner delar på kostnaden för ett nytt digitalt verktyg.
– Om 20 kommuner går samman kring ett utvecklings- och förvaltningsprojekt blir kostnaden bara 1/20 vardera för de ingående kommunerna, och det blir väldigt stora besparingar.

Crowdsourcing och nätverkande
Rent praktiskt fungerar Sambruk som en aktör för samfinansiering/medfinansiering.
– Eller för att använda ett modernt uttryck, vi jobbar med crowdsourcing, något vi gjorde även innan det uttrycket skapades, konstaterar Britta Sandblom med ett leende.
Varje deltagande kommun har stor möjlighet att påverka, både under utvecklings- och förvaltningsfasen, genom ett gemensamt förvaltningsråd.
– Vi skapar även möjligheter för erfarenhetsutbyte, exempelvis ska vi ha ett seminarium om digital signering snart. Nätverken blir ett lättillgängligt bollplank för kommunerna där de får möjligheter att lära av varandra.
Sambruk deltar även i Digidel som startade 2011, nätverkets nationella samordning finansieras i år av Näringsdepartementet. Basen är lokala aktiviteter som syftar till att intressera alla att komma med på digitaliseringståget.
– Digidel bidrar till en högre digital mognad. En förutsättning för att alla ska våga, vilja och kunna ta del av internet och dess möjligheter till delaktighet i den digitala samhällsutvecklingen, avslutar Britta Sandblom.

Mobilt arbetssätt för bästa omsorg

– Våra system sätter användaren i centrum, med en planering som är enkel att hantera för alla parter säger Katarina Pihl, VD för Joliv. Foto: Per Groth
– Våra system sätter användaren i centrum, med en planering som är enkel att hantera för alla parter säger Katarina Pihl, VD för Joliv. Foto: Per Groth
– Rätt mobilt arbetssätt, där chefer, personal och kunder enkelt kan följa och uppdatera planeringen via dator eller telefon sparar massor av tid och garanterar rätt omsorg till den äldre. Det är vad vi levererar och utvecklar.
Det konstaterar Katarina Pihl, VD för snabbväxande Joliv där över hälften av personalen har jobbat på olika nivåer inom vård och omsorg.

Utmaningen är välkänd. Allt färre ska vårda allt fler. Samtidigt ska lagar, förordningar, budgetar och målsättningar om utmärkt vårdkvalitet och goda arbetsförhållanden mötas. Dessutom ska anhörigas önskemål och frågor hanteras.
– Verktyg för att organisera, dokumentera och analysera verksamheten inom äldreomsorgen är helt nödvändiga för att klara leveransen av bästa tänkbara vård och omsorg, detta i kombination med att systemen måste vara enkla och användarvänliga. Vi ska aldrig ha teknik för teknikens skull, säger Katarina som själv jobbat med tillsyn av vård och omsorg vid Socialstyrelsen och Länsstyrelsen. Hon har också jobbat inom vård och omsorg.

Grundat 1999
Joliv startades av två ambulanssjuksköterskor i Västerås 1999. De såg och sökte nya lösningar på hur verksamheten skulle styras och utvecklas, med hårda fakta som grund för att uppfylla fler mjuka mål.
– Enkelt uttryckt kan vi med rätt digitalisering åtgärda de värsta tidstjuvarna, så att chefer och personal kan använda tid till huvuduppdraget: att ge Algot och Märta den omsorg de ska och vill ha. I vårt system finns genomförandeplanen för att notera målen och aktiviteterna för varje enskild person. Där kan exempelvis framgå hur de vill ha sitt kaffe och om de brukar bre sin morgonsmörgås själva eller inte.
– Det är också enkelt för personalen att följa varandras insatser och se vad som gjorts och vad som återstår att göra under dagen. Tiden med 17 pärmar på äldreboenden är förbi. Egenhändigt skapade lösningar för att hålla rätt på alla uppgifter som ska genomföras finns på de flesta ställen idag, men de är väldigt individuella och svåra att överblicka.

Privat och offentligt
Bland Jolivs kunder finns idag bland andra Västerås kommun, Stockholms läns landsting samt de privata vårdbolagen Attendo, Aleris och Olivia. Jolivs system kan integreras i kundernas, oavsett om de är offentliga eller privata.
– Vi kan teknik, vård och omsorg, vi är inget vanligt IT-bolag. Tillsammans med privata och offentliga aktörer jobbar vi mot samma mål. Vi kan liknas vid en bro som tar olika omsorgsverksamheter över den digitala klyftan samtidigt som vi hela tiden jobbar nära kunderna. Med individen och genomförandeplanen i centrum och rätt mobilt arbetssätt optimeras resurserna, vilket är helt nödvändigt för att ge bästa tänkbara vård och omsorg.

Joliv
Utvecklar system för verksamhetsstöd som gynnar kvalitet och effektivitet i arbetet med vård och omsorg.
Genom Jolivs system Mobil Omsorg har:
• 50 000 äldre hjälp inom hemtjänst, hemsjukvård och särskilda boenden.
• 15 400 medarbetare som använder systemet.
• 1,6 miljoner besök inplanerade de senaste 30 dagarna.
www.joliv.se

RemoAge hittar arbetsformer för framtiden

Marja-Leena Komulainen, Norrbottens Kommuner och Ingela Johansson, Region Norrbotten är projektledare för RemoAge. Foto: Viveka Österman
Marja-Leena Komulainen, Norrbottens Kommuner och Ingela Johansson, Region Norrbotten är projektledare för RemoAge. Foto: Viveka Österman
RemoAge är ett EU-finansierat projekt mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten som antar utmaningen att hitta nya arbetssätt som stöds av digitala verktyg för att på ett resurs- och personaleffektivt sätt kunna möta behoven hos en allt äldre befolkning.

– Vi har länge känt till den demografiska utmaningen där antalet omsorgstagare ökar och tillgång till personal minskar. Om vi ska kunna möta de framtida behoven med bibehållen kvalitet behöver vi ändra arbetssätt med stöd av digital teknik, berättar Marja-Leena Komulainen.
Vården sker alltmer i det egna hemmet. För att tillgodose patientens behov krävs en samverkan mellan kommuner och Region Norrbotten.
– I projektet har nya arbetssätt utvecklats med stöd av videotjänst och digitala verktyg inom: mobilt trygghetslarm, nattillsyn och elektronisk medicinutdelare samt samordnad individuell plan, slutenvårdsplanering, anhörigstöd, konsultation inom palliativ vård, hemsjukvård, hemtjänst och rond på distans. Flera av tjänster är idag implementerade, säger Ingela Johansson.

Resultat
Elva av fjorton kommuner i Norrbotten har deltagit, cirka 200 patienter/brukare har medverkat och 400 personal har utbildats i de nya arbetssätten och tekniken. Initialt fanns en viss oro hos vårdpersonalen att tekniken skulle ersätta personalen, men nu är personalen trygg med arbetssätten och majoriteten är positivt inställd.
– Med införandet av nya arbetssätt har personalen fått en bättre arbetsmiljö, personalresurser har frigjorts och patienter/brukare har fått en ökad trygghet, blivit självständigare och mer delaktig i sin vård. Den ekonomiska uppföljningen visar en stor tidsbesparing och minskade resekostnader både för personal och patienter. Utveckling mot digital arbetssätt är inte en fråga om test av ny teknik utan verksamhetsutveckling, och behöver komma en bredare målgrupp till godo, avslutar de.

RemoAge
RemoAge är ett treårigt projekt (maj 2015 – april 2018) som finansieras av EU inom programmet Northern Periphery and Arctic (NPA). Deltagande länder är Skottland, Norge och Sverige. Syftet med projektet är att möjliggöra vård och omsorg för sjuka äldre personer som bor i glesbygd.

Regionala projektledare:
Region Norrbotten
Ingela.v.johansson@norrbotten.se

Norrbottens Kommuner
marja-leena.komulainen@kfbd.se
www.remoage.eu