Etikettarkiv: Karlskrona kommun

Digitalt nytänkande

Carl-Martin Lanér, kommundirektör och Fredrik Sjölin, utvecklingschef IT.
Carl-Martin Lanér, kommundirektör och Fredrik Sjölin, utvecklingschef IT.

Digitalisering i framkant – det är ett av redskapen som Karlskrona använder för att möta framtidsutmaningarna. Arbetet uppmärksammas, och kommunen är en av fem finalister till Sveriges digitaliseringskommun.

– Det är väldigt roligt att nomineras, och det är ett kvitto på att vi är på rätt väg. För oss är förändringsarbete väsentligt och digitalisering är en viktig del av det. Vi ser det som en möjlig-görare, inte som ett självändamål, säger kommundirektör Carl-Martin Lanér.
Det grundläggande syftet med digitaliseringen är att öka kvaliteten på kommunens välfärdstjänster och skapa optimala förutsättningar för demokrati, delaktighet och insyn. Ett bra företagsklimat är också centralt.
– Fokus är att leverera bra service. Det ska bli enklare för alla och en bättre och effektivare verksamhet för våra medborgare och företag, fortsätter han.

Strategiskt arbete
En central digitaliseringsenhet i kommunen arbetar strategiskt med att utveckla processerna. Det sker genom att förstå och förutse behov genom bland annat nulägesanalyser och därefter skapa nya tjänster och införa dessa på ett strukturerat sätt.
– Vi har arbetat med de här frågorna strategiskt och kommunövergripande i många år och har en verksamhet med hög IT-kompetens och förändringsvana. Det ger resultat, säger Fredrik Sjölin, utvecklingschef IT.

Många projekt
Digitaliseringsarbetet består av flera projekt. Några uppmärksammade exempel är Serverat, ett nationellt projekt, där Karlskrona varit drivande, för att skapa enklare och snabbare hantering av tillstånd för krögare. Kommunen är också en av krafterna bakom projektet Får jag lov, för att tillsammans med Boverket underlätta bygglovsförfarande, och var tidigare drivande inom LEDA, som är ett program för smartare välfärdstjänster inom skola och e-hälsa. BarnSam är en framgångsrik digital samtalsmetod som Karlskrona utvecklat för uppföljning av barn och unga på HVB-hem.
Dessutom arbetar kommunen tillsammans med forskningsinstitutet RISE med att skapa arkitektur och datamodeller inom området Internet of Things (IoT).
Att med hjälp av drönare uppdatera översiktsplaner och skapa tredimensionella modeller för byggprojekt är ett annat exempel på digitalt nytänkande.
– Vi har redan ett dynamiskt näringsliv med ett spännande IT-kluster, berättar Carl-Martin Lanér.
–Genom att ligga i framkant digitalt blir Karlskrona ännu mer attraktivt och kan locka nya företag och kompetens till kommunen. Vi vill också samarbeta med andra kommuner och bidra med nya, smarta lösningar. Det finns ett stort intresse för vårt arbete och det är jättekul.

Karlskrona kommun

Det är andra gången i rad som Karlskrona är finalist till Sveriges digitaliserings-kommun, som är den kommun som har lyckats bäst med att använda digitaliseringens möjligheter för att utveckla verksamheterna, demokratin och kommunen som helhet. Bakom utmärkelsen står SKL, Myndigheten för digital förvaltning, Infrastrukturdepartementet, Vinnova, IT&Telekomföretagen, PwC, Telia och Kvalitetsmässan. Vinnaren utses på Kvalitetsmässan i november.

www.karlskrona.se

Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Välkommen till Karlskrona 2.0

Karlskrona kommun tillhör landets främsta när det gäller digitalisering. Foto: Jens Jönsson / Karlskrona kommun
Karlskrona kommun tillhör landets främsta när det gäller digitalisering. Foto: Jens Jönsson / Karlskrona kommun
Bättre, enklare och effektivare. Karlskrona kommun tillhör landets främsta när det gäller digitalisering. Utvecklingsprogrammet Smarta Karlskrona har startat och är ett av flera som väckt uppmärksamhet.

I en tid då det mesta kan digitaliseras har Karlskrona kommit långt i processen och är en av fem kommuner som nominerats till utmärkelsen Sveriges Digitaliseringskommun 2017.
– Vi har lyckats med att koppla ihop digitaliseringen med både utvecklingen av vår egen verksamhet och nyttan för våra invånare, berättar Fredrik Sjölin, utvecklingschef för IT på Karlskrona kommun.

Digital samtalsmetod
Flera projekt som kommunen deltar i har väckt uppmärksamhet, bland andra LEDA och Serverat. Samma sak gäller inte minst för det egna projektet BarnSam, en digital samtalsmetod som används vid uppföljningssamtal med barn som är placerade i familjehem eller HVB-hem. En läsplatta som används tillsammans med barnet ersätter pappersarbete och dubbelarbete undviks. Det har gett möjlighet till bättre samtal, snabbare analys och mer tid har kunnat ägnas åt barnet.

Viktigt arbete
Kommundirektör Carl-Martin Lanér menar att digitaliseringen är ett viktigt arbete, både för de anställda och kommunens medborgare. Effektiviteten inom kommunen ökar liksom tillgängligheten och servicenivån.
– Vi ska ha fler digitala lösningar. Den viktigaste anledningen är för att kunna fortsätta erbjuda bra service till våra invånare, företag och besökare. Vi vet att vi står inför en stor ekonomisk utmaning de närmaste åren, bland annat på grund av demografiska förändringar och krympande skatteunderlag och behöver därför redan nu börja jobba smartare.

Uppmanar till kreativitet
Carl-Martin Lanér uppmanar sina medarbetare till att komma med förslag till förändringar.
– Kreativitet och innovationer behövs. Det är alla som arbetar i verksamheten som är experterna och vet vad som kan göras annorlunda och bättre. Vi vill att alla ska vara med och bidra i vår utvecklingsresa. Vi blir bättre och bygger samtidigt på vårt arbetsgivarvarumärke, våra medarbetare är vår viktigaste resurs.

Karlskrona kommun
Serverat – Nationellt samordnade digitala självservicetjänster som underlättar för restaurangägare vid ansökningar och registreringar. Karlskrona är ledande kommun.
LEDA för smartare välfärd – Utvecklingsprogram inom skola och e-hälsa för att öka hastighet, nytta och kvalitet i införandet av digitala lösningar. Resultatet finns på mittkoping.skl.se
Smarta Karlskrona – Utvecklingsprogram för service- och verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering. Syftet är bland annat att skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning.
www.karlskrona.se