Etikettarkiv: Samverkan

Offentlig sektor behöver samarbeta

Åsa Zetterberg, förbundsdirektör för IT&Telekomföretagen.
Åsa Zetterberg, förbundsdirektör för IT& Telekomföretagen.

Offentlig och privat sektor behöver varandra mer än någonsin om vi ska klara en hållbar digital omställning av samhället, en god välfärd och stärkt konkurrenskraft. För att klara av digitaliseringens utvecklingssprång behöver offentlig och privat sektor kroka arm. Det anser Åsa Zetterberg, som tidigare varit regeringens Chief Digital Officer och ansvarig för digitalisering på SKL, numera förbundsdirektör för IT&Telekomföretagen.

– Digitaliseringen är vår tids starkaste förändringsfaktor och ett kraftfullt verktyg som måste tas tillvara för att stärka företagens konkurrenskraft och bidra till att offentlig sektor kan leverera en välfärd med hög kvalitet även framöver. Digitaliseringen är ett paradigmskifte som kräver en nära samverkan mellan offentlig och privat sektor. Offentlig sektor fyller en nyckelfunktion i arbetet med att accelerera utvecklingen, inte minst genom att upphandla innovativa lösningar, säger Åsa Zetterberg, som brinner för att nyttja digitaliseringens potential till att driva på för en smartare välfärd och för att stärka det svenska näringslivets och därmed även Sveriges konkurrenskraft.

”Den privata sektorn kan inte ta alltför lång tid på sig att genomföra en nödvändig digital omställning”

Efterlyser naturligt digitaliseringsdriv
Det är viktigt att sektorerna möts och har en kontinuerlig dialog, inte enbart i samband med upphandlingssituationer. Samverkan har varit nyckeln till framgång för vårt innovativa Sverige och kommer även att vara det framöver.
– Den privata sektorn kan inte ta alltför lång tid på sig att genomföra en nödvändig digital omställning. Då blir de helt enkelt omsprungna av konkurrenter. Även offentlig sektor behöver ha ett naturligt driv framåt i dessa frågor. I offentlig sektor kan man ibland ha bilden av att man sparar pengar genom att stå still och inte driva någon utveckling. Man bör snarare ständigt vara i rörelse och göra de utvecklingssprång som krävs. Offentlig sektor talar alltför lite om alternativkostnaden med att stå still, säger Åsa Zetterberg.

Behov av att göra upp med arvet
Offentlig sektor har av naturliga skäl ett stort arv när det gäller regelverk, arbetssätt och it. Åsa Zetterberg betonar vikten av ledare som, trots det ibland tunga arvet, vågar och orkar driva på de förändringar och förbättringar som digitaliseringen möjliggör och som människor och verksamheter behöver.
– Det talas mycket om att en konjunkturnedgång väntar runt hörnet. Om det blir en sådan nedgång är det viktigare än någonsin att offentlig och privat sektor tar armkrok och ser till att de smartaste av lösningar såsom sensorer, AI och automatisering kommer i arbete och stöper om arbetssätt och service för att få ut maximal nytta av varje skattekrona, säger Åsa Zetterberg.

Samverkan kring digitala tjänster – ett framgångsrecept för kommuner

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

Föreningen Sambruk, som sedan 2005 erbjuder kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg, märker av ett ökande intresse för samverkan. Intresset beror bland annat på att många kommuner verkar under allt tuffare ekonomiska villkor, vilket gör samverkan som spar tid och pengar allt mer relevant.

Just digitala projekt lämpar sig särskilt väl för samverkan över kommungränserna, inte minst eftersom kommunernas grundläggande digitala behov många gånger är relativt likartade. Fördelarna med att samverka kring utvecklingen och förvaltningen av digitala tjänster är många för Sveriges kommuner, inte minst nu när digitaliseringen pågår för fullt runtom i landets kommuner. Det spar dels mycket pengar och tid genom att varje enskild kommun inte behöva uppfinna hjulet själva. Sambruk öppnar även upp för värdefullt erfarenhetsutbyte över kommungränserna och mellan olika delar av landet.
Via ett gemensamt förvaltningsråd har samtliga deltagande kommuner stora möjligheter att påverka de digitala utvecklingsprojekten, både under utvecklings- och förvaltningsfasen. Sambruk har ett brett verksamhetsområde, samtliga digitala utvecklingsprojekt är helt och hållet sprungna ur kommunernas konkreta behov och efterfrågan.

Utbyta erfarenheter
Digital signatur är en het fråga för kommuner och det finns många frågeställningar som det har varit givande för våra medlemmar att träffas för att diskutera i Sambruks nätverk om e-underskrifter. Bland sådant som nätverket utbyter erfarenhet och kompetens kring finns frågor som: Vad ska signeras och inte? Vad kan man signera elektroniskt? Hur kan man göra med politikerunderskrifter? Hur kan digital signatur lösas i molntjänster? Hur kan man få en enad lösning för hela kommunen?
– Kravställning på elevregister och skoladministrativa system, är ytterligare ett nätverk där det finns stora behov av att byta erfarenhet och diskutera olika möjliga lösningar. Skol­administrativ information är ofta inlåst vilket skapar administrativt merarbete för skolor. Att dela erfarenhet och kompetens kring hur verksamheten kan arbeta och hur kravställning i upphandling kan göras är mycket givande, säger Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.

”Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner”

Bibblix tillgänglig för samtliga kommuner
Bibblix är en app för att låna och läsa som vänder sig till barn och unga i åldern 6–12 år. Den innehåller böcker speciellt utvalda av barnbibliotekarier, vilket säkerställer att boktipsen håller en genomgående hög kvalitet. Flera undersökningar visar att barns läsande minskar. Bibblix är en app som på ett enkelt och lättillgängligt sätt uppmuntrar barn och ungas läsande på deras egna villkor. Appen går helt i linje med den nationella biblioteksstrategins målsättning att stimulera läsande hos barn och unga.
– Från februari 2020 kan vi erbjuda appen Bibblix till samtliga svenska kommuner. Bibblix har ursprungligen utvecklats med finansiering från Kulturrådet i Stockholms stad och har i drygt tre års tid funnits tillgänglig i tre kommuner: Malmö, Stockholm och Katrineholm, där den är mycket uppskattad. Vi har nu övertagit äganderätten till Bibblix, genom en gåva från Stockholms stad, vilket innebär att alla kommuner i hela Sverige kommer att kunna använda tjänsten, säger Britta Sandblom.

Gemensamt system underlättar
Sambruk har även vidareutvecklat Provisum, ett system för administration och hantering av överförmyndarverksamhet, en tidigare gåva från Västerås och Stockholm. Provisum vänder sig till såväl handläggare som gode män och många användare anser att det är Sveriges mest rättssäkra system för just överförmyndarverksamhet. En stor fördel med Provisum är att det är ett webbaserat system, vilket innebär att det kan användas i vilken mobiltelefon, dator eller surfplatta som helst.
– Via Provisum har vi skapat en välfungerande digital kedja som underlättar för såväl handläggare som gode män att överblicka och hålla reda på kvitton och andra viktiga dokument som krävs för att administrera ett överförmyndarskap. Provisum har funnits i ett par år och används för närvarande i tolv svenska kommuner. Vi är övertygade om att Provisum kan göra administrationen mer lätthanterlig, jämlik och överskådlig även i många andra svenska kommuner, säger Britta Sandblom.

Egil underlättar beställning
Ytterligare en digital nyhet från Sambruk är Egil, Elever och grupper i lärande. Det är en funktion som möjliggör effektiv beställning av digitala läromedel i skolorna. Egil har utvecklats av Sambruk i samverkan med Internetstiftelsen samt ett antal läromedelsförlag, Skolverket medverkar i vidareutvecklingen. Egil är GDPR-säkrat, vilket innebär att rätt personinformation sprids till rätt aktörer.
– Många lärare och andra som beställer digitala läromedel anser att beställningsförfarandet är relativt tungrott och krångligt. Det är i dagsläget många gånger administrativt betungande. Med Egil effektiviseras hela beställningsförfarandet, säger Britta Sandblom.

Förutsättningar för framgångsrik digitalisering

Kristina Sundin Jonsson, kommundirektör i Skellefteå och ordförande för Kommundirektörsföreningen i Sverige. Foto: Patrick Degerman

Den digitala transformation som de svenska kommunerna genomgår är en stor förändringsprocess som medför såväl nya arbetssätt som nya förhållningssätt. För att lyckas med digitaliseringen krävs bland annat samverkan, ett konsekvent ledarskap och en tydlig visualisering av den pågående förändringsresan.

– Såväl stora som små kommuner vinner på samverkan i sin digitala utveckling. För att klara av framtidens utmaningar vad gäller ekonomi och kompetensförsörjning och samtidigt kunna hålla jämna steg med medborgarnas förväntningar på digitala välfärdstjänster krävs smart samverkan. Alla vinner på samverkan eftersom det leder till bättre digitala tjänster, men det är viktigt att varje kommun får delta utifrån sina förutsättningar, säger Kristina Sundin Jonsson, kommundirektör i Skellefteå och ordförande för Kommundirektörsföreningen i Sverige.
Hon betraktar även samverkan över kommungränserna som en förutsättning för att samtliga invånare i Sveriges kommuner på sikt ska få tillgång till en likvärdig infrastruktur av digitala tjänster.

Många utmaningar
Kommunerna i Västerbotten har en hög ambitionsnivå för digitalisering och samverkar sinsemellan och med regionen kring både kompetensutveckling och e-tjänsteutveckling. Basen för samverkan är en gemensam teknisk plattform där man tillgängliggör digitala tjänster över kommungränserna. I Skellefteå kommun har cheferna gått på utbildning i digitalt ledarskap.
– En stor utmaning i kommunernas digitaliseringsarbete är den höga förändringstakten i samhället överlag, i kombination med höga krav från medborgarnas sida på effektiva och användarvänliga digitala tjänster. Att hålla en hög digital utvecklingstakt utifrån kommunens ekonomiska förutsättningar är ytterligare en utmaning, liksom att hitta tillräckligt många kompetenta medarbetare som kan driva digitaliseringsutvecklingen framåt, säger hon.

Kristina Sundin Jonssons råd för en framgångsrik kommunal digital transformation:


• Visualisera en gemensam målbild. Eftersom den digitala transformationen är en långsiktig förändringsprocess som egentligen aldrig blir riktigt klar så krävs en gemensam målbild för att samtliga medarbetare ska vara med på tåget och känna sig motiverade genom hela förändringsresan.
• Kommunicera utmaningarna. Alla kommuner stöter garanterat på motgångar och bakslag i sitt digitala transformationsarbete. Öppenhet och transparens är nyckelord för ett framgångsrikt digitalt ledarskap.
• Ha inte för bråttom. När kraven på digitala tjänster ökar och samhällets digitaliseringstakt är hög är det lätt att känna stress och lockas av genvägar och snabba lösningar. Undvik att gå i den fällan, det lönar sig sällan i längden. Satsa istället på genomarbetade lösningar och ta den tid ni behöver för att slutresultatet ska bli bra.
• Involvera medarbetarna i den digitala utvecklingen. Medarbetarnas delaktighet och engagemang är avgörande för en framgångsrik digitaliseringsprocess. Involvera medarbetarna i alla digitaliseringssatsningar och säkerställ att kommunens högsta ledning står bakom hela transformationsprocessen.

Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Så blev Halmstads kommun en av årets superkommuner

Storgatan i Halmstad. Foto: Anders Andersson
Storgatan i Halmstad. Foto: Anders Andersson
I kategorin Städer/stadsnära kommuner tog Halmstad hem Dagens Samhälles utmärkelse Årets superkommun. Priset är ett resultat av ett kontinuerligt kvalitetsarbete med kommunens utveckling och en tydlig vision om hur Halmstad ska växa i framtiden.

Dagens Samhälles prestigefyllda superkommuner utses efter en bedömning av 75 noggrant utvalda variabler fördelade på elva kategorier, som alla utgör tydliga och viktiga kommunala värdemätare inför framtiden. För Halmstad var utnämningen otroligt hedrande och en bra sporre inför det fortsatta arbetet.
– Att bli en superkommun är en stolthet för både våra invånare och för alla medarbetare som har bidragit, men vårt mål har alltid varit att skapa en blomstrande kommun med goda förutsättningar för både näringsliv, kulturliv, akademi och medborgare. Utmärkelsen är en bra bekräftelse på att vårt arbete har gett resultat, så att vi vet att vi är på rätt väg, säger Jonas Bergman (M), kommunstyrelsens ordförande.

150 000 invånare vid 2050
Utnämningen baseras på hur kommunerna historiskt har presterat inom de olika kategorierna och tar även hänsyn till en förväntad utveckling inom en mängd olika områden. Halmstads resultat är övergripande höga och Jonas betonar att det är resultatet av många års framsynt och långsiktig planering. En grundpelare i det strategiska arbetet har varit den tillväxtvision som ligger till underlag för beslut och satsningar inom kommunen; år 2050 ska Halmstad ha 150 000 invånare, och kommunen genomför en mängd satsningar inom olika områden för att nå sitt mål.
– Vi har en mycket gynnsam demografi med många människor som är mitt i livet och som vill vara med och bidra till att utveckla näringsliv och arbetsmarknad. Samtidigt ligger vi i det nationella toppskiktet vad gäller utbyggnad av fiber och digital infrastruktur, säger Jonas.
Framgångarna inom digital infrastruktur är ingen slump – Halmstad driver idogt den digitala utvecklingen, bland annat genom ett stort nytt projekt på fyra år som syftar till att digitalisera och automatisera hela samhällsbyggnadsprocessen.

Samverkan är en nyckelfråga
En viktig faktor i kommunens framgångar är det starka samarbete som finns både med Region Halland och med regionens kommuner, och Jonas betonar att just satsningar på samverkan kommer att vara avgörande för fortsatt utveckling och tillväxt i hela Sverige. Som ett led i detta ansökte Halmstads kommun nyligen om medlemskap i Greater Copenhagen, en satsning som kraftigt flyttar fram kommunens positioner.
– Vi har utmärkta förbindelser både på marken och i luften till såväl Stockholm som Göteborg och Köpenhamnsregionen, men nu ska vi också bygga en ny hamn med färjeterminal och etablera en Stena line-förbindelse från Danmark. Det kommer att innebära oerhört stora nya möjligheter för såväl besöksnäringen som logistikbranschen och näringslivet i stort, inte minst för att en stor del av Sveriges bilimport går via Halmstad. Vi kommer också att kunna öka vår export av recyclingprodukter, vilket är mycket intressant.
Utvecklingen främjas ytterligare genom nära samarbete med högskolan inom en rad olika områden för att möta gemensamma utmaningar. Ett exempel är hur Halmstad ska utvecklas till en tillväxt- och kunskapsnod som studenter, invånare och företag söker sig till, ett annat är hur kommunen ska bli en bättre studentstad med goda fortsatta karriärmöjligheter efter studierna, vilket i sin tur borgar för en god kompetensförsörjning.

En levande stad med plats för alla
Kommunen satsar dock inte bara på näringsliv och akademi, utan på att utveckla en kommun att både leva, bo och arbeta i. Det finns sedan länge ett uttalat mål att göra Halmstad till en av Sveriges främsta kulturkommuner, något som ligger till grund för flera satsningar på kulturlivet, såsom en stor utbyggnad av Hallands Konstmuseum och ett nytt kulturhus som innebär fantastiska möjligheter för både kulturlivet och kulturskolan.
– Att skapa en attraktiv kommun är något som sker över tid och vi har utformat en tydlig väg framåt, där vi tar en aktiv roll i Halmstads utveckling. Det inkluderar även att bygga en levande stad med plats för alla, avslutar Jonas.

Jonas Bergman (M), kommunstyrelsens ordförande i Halmstad. Foto: Hallandsposten
Jonas Bergman (M), kommunstyrelsens ordförande i Halmstad. Foto: Hallandsposten