Halkar efter i digitaliseringen av den offentliga förvaltningen

Sverige var tidigt ute med att digitalisera den offentliga förvaltningen. Flera länder har dock kommit både i kapp och gått om. En orsak är kommunernas självstyre. I en rad andra länder är det lättare att lagstifta om att t.ex. myndighetspost ska skickas på elektronisk väg.

Mina meddelanden är det offentliga Sveriges tjänst för att förmedla säker digital post från statliga myndigheter, kommuner och landsting till privatpersoner och företag. Tanken med tjänsten är att den ska ersätta den fysiska post som skickas från det offentliga, såsom skattsedlar, besked om föräldrapenning, bygglov och antagningsbesked från skolan. Men idag är det få som ens känner till att tjänsten existerar. Per Mosseby, chef för avdelningen för digitalisering på SKL, beskriver det som ett moment 22. Kommuner och myndigheter tycker att det är för få anslutna medborgare för att det ska löna sig att investera, och medborgarna tycker att uppsidan med anslutning är för liten.
– Tjänsten introducerades för fyra år sedan, men till dags dato är det knappt tre procent av befolkningen som anslutit sig. På den offentliga sidan kan vi räkna in nio anslutna myndigheter och två kommuner. Så även om en privatperson eller ett företag ansluter sig kommer ändå i stort ett alla brev som fönsterkuvert med snigelposten, oavsett om de vill det eller inte.

Danmark
I Danmark ser det annorlunda ut. Där lagstiftades det om att all myndighetspost, med några få undantag, ska skickas på elektronisk väg. Idag är över fyra miljoner invånare anslutna till digital myndighetspost.
– Merparten av all myndighetspost i Danmark hamnar smidigt ordnat i invånarens digitala brevlåda. Till det kommer en kostnadsbesparing på 400 miljoner kronor per år i sänkta portokostnader. Om vi hade motsvarande anslutning i Sverige skulle portobesparingen hamna på miljardbelopp, konstaterar Per Mosseby.

Mer kreativitet
Att göra något åt saken är angeläget, det tycker även Kim Hallenheim, ansvarig för offentlig sektor på Deloitte.
– Enligt nuvarande lagstiftning måste svenska myndigheter lagra väldigt mycket, både papper och digitala dokument. För att kunna frigöra den totala potentialen av digitalisering i den offentliga sektorn måste regelverken ses över.
Vägen dit går bland annat över ny lagstiftning kring digitala lösningar och lagring.
– Man måste se möjligheter och framtiden på ett annat sätt för att få full utväxling av de möjligheter som digitaliseringen erbjuder. Det går inte att bara titta på hur vi gör i dag och sedan lägga på en app eller e-tjänst. Visst, det skapar möjligtvis en lättare åtkomst, men kanske finns det andra, helt nyskapande lösningar som är mer slagkraftiga.
Därför menar Kim Hallenheim att det hög tid att ge den högra hjärnhalvan mer utrymme i arbetet med att digitalisera förvaltningen i den offentliga sektorn.
– Hittills har det handlat mycket om analys och att hitta strukturer. För att kunna skapa de digitala lösningarna som verkligen kommer att göra skillnad i samhället måste vi lägga till ett stort mått av kreativitet och nytänkande i processen.

Krävs ny lagstiftning
Även Kim Hallenheim lyfter fram Danmark som exempel på ett land där man lyckats skapa en grund som främjar den digitala utvecklingen i offentlig sektor.
– En viktig pusselbit är att man i Danmark kan använda digitala format som original. Att som i Sverige kräva originaldokument på papper för olika tillstånd är extremt resurskrävande.
Just nu arbetas det intensivt på olika håll för att få till en förändring. Inom fem år hoppas Per Mosseby att svensk lagstiftning har kommit i kapp den digitala utvecklingen.
– Då måste vi ha digitaliserat myndighetsposten fullt ut. Det är inte rimligt att vi år 2020 fortfarande ägnar oss åt att skicka fönsterkuvert fram och tillbaka.