Offentlig upphandling kan bli mycket effektivare

Det anser Eva-Lotta Löwstedt Lundell, nybliven vd för SKL Kommentus med flera tunga poster bakom sig under sina 15 år i upphandlingsbranschen. Hon har nyligen skrivit en bok med tips om hur man lyckas med offentliga upphandlingar.
– Det går att göra upphandlingsarbetet smartare, enklare och effektivare genom att ta hänsyn till ett antal viktiga principer, säger hon.
Om man ska lyckas genomföra ett effektivt upphandlingsprojekt måste man till att börja med hela tiden ha tre perspektiv på arbetet: verksamhetens behov och mål, marknadens möjligheter och erbjudanden samt regelverk som behöver följas.
En av de viktigaste principerna är att alltid bygga förtroendefulla och professionella relationer med leverantörerna.
– Vi ska inte bara kommunicera med våra leverantörer genom att utbyta dokument och e-post. Vi måste träffas och prata med varandra om våra affärer.
En annan viktig princip är att starta alla nya upphandlingsprojekt med ett blankt papper i stället för att kopiera andra upphandlingar eller använda mallar utan närmare analys. Varje affär är unik.
Det gäller också att se framåt i tiden. Affärerna måste vara långsiktigt hållbara.
– Vi får inte urholka marknaden genom att göra en bra affär som kanske slår ut andra leverantörer. Även nästa gång måste det finnas konkurrens på marknaden och välmående leverantörer.

Stor besparingspotential
En förbättrad styrning av upphandlingsprojekten har en mycket stor besparingspotential. Eva-Lotta Löwstedt Lundell uppskattar den till minst 5 procent av de 680 miljarder kronor som den totala offentliga upphandlingen uppgår till på årsbasis. Det motsvarar nästan hela försvarsbudgeten.
Upphandlingsreglerna har blivit alltmer komplexa. Under våren 2016 träder nya regler i kraft.
– I vissa avseenden innebär de en förbättring. Men lagen är alldeles för detaljerad. Om man har tagit bort tio snubbeltrådar, så har man lagt ut 50 nya. Regelverket är komplicerat, men det är inte omöjligt, säger Eva-Lotta Löwstedt Lundell.