Digitalisering handlar om verksamhetsutveckling

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en effektiv offentlig sektor.
– I grunden handlar det om en gigantisk verksamhetsutveckling. Idag talar alla om automation som något nytt men faktum är att it-avdelningar sedan länge har jagat automation i syfte att effektivisera driften av olika interna system. Skillnaden är att efterfrågan på automatisering numera kommer från ledningshåll, säger Torbjörn Larsson.
En av automationens främsta drivkrafter inom offentlig sektor är demografiförändringarna som kommer att ge en framtid där färre människor ska stödja fler och med mindre medel.
– Att göra något åt den egna verksamheten är ett måste, och automation av vissa monotona processer kan vara en åtgärd av flera. Viktigast är att se över helheten; vissa bitar kanske man löser genom en omorganisation eller liknande. Men mycket kommer att handla om att sätta in någon form av robot eller en enkel e-tjänst istället för ett kundcentrum, till exempel.

Integration
Att skapa en enkel e-tjänst för kommuninvånare är en sak, men att i nästa steg koppla tjänsten till en myndighet eller annan aktör, blir ofta övermäktigt för en liten kommun.
– Dels för att det är dyrt och dels för att det är svårt att få tillgång till myndigheters IT-system. Här finns idag flera olika statliga initiativ som till exempel Sambruk, Inera och DIGG som kommer att försöka hjälpa till med integration och sammankoppling.
Ett lysande exempel är, enligt Torbjörn Larsson, SSBTEK, SammanSatt BasTjänst för Ekonomiskt Bistånd, som ägs och förvaltas av SKL. Tjänsten gör det möjligt för en kommun att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer. Informationen används till prövning av biståndsansökningar. Över 90 procent av Sveriges kommuner är anslutna till SSBTEK som varje år besvarar cirka fem miljoner frågor.
– Det behövs fler liknande lösningar inom andra områden. Förutom ren effektivisering handlar det om likvärdighet. Det ska inte vara bättre att bo i en kommun än en annan för att handläggare är snälla eller har mer pengar att röra sig med. Därför är dessa centrala initiativ viktiga. Här kan även små kommuner med begränsad budget göra stora vinster, fastslår Torbjörn Larsson.

Grundbult
John Torgersson, vd för Pulsen Integration, är inne på samma linje.
– Hittills har digitalisering inom offentlig sektor handlat om att hitta en tillämpning för att lösa något problem vilket inte i sig är någon utmaning. Det finns många som kan ta fram en tillämpning till nästan vilken idé som helst; utmaningen är att få allt att fungera som en helhet.
Steg ett är enligt John Torgersson att ta kontroll över informationen och att tänka integration redan från början.
– Vad vill vi tillhandahålla, vad vill vi exponera och vilken information är viktig? Viktigt är också att inte låsa in sig i någon lösning eller hos en leverantör, utan att man äger sin egen information och tillgängligheten till den. För den som vill lyckas med digitalisering är integration en slags grundbult, annars blir det lätt en isolerad lösning som inte fungerar med helheten.

Krävs strategi
Han påpekar att en genomtänkt integrationsstrategi även påskyndar processen att komma ut med nya tjänster och lösningar, samt underlättar ändringar när det blir fel.
– Digitalisering handlar ofta om att bryta okänd mark och att med hjälp av ny teknik hitta nya lösningar på gamla problem. Allt kommer kanske inte att fungera fullt ut redan från början. Därför måste det vara lätt att byta tillämpning eller testa ett annat spår vid behov.
På frågan om Sverige verkligen kan bli världsbäst på digitalisering svarar John Torgersson att förutsättningarna finns.
– Vi har kapaciteteten och kunnandet men börjar halka efter på vissa områden. Jag har förhoppningar om att den nya myndigheten för digitalisering ska bidra till att vissa saker standardiseras så att digitaliseringstakten inom offentlig sektor kan öka. Framtiden ser lovande ut, men mycket av det som var framtid igår är verklighet idag. Behovet av välfungerande integrationstjänster och automatiserade processer är stort.