Vidareutveckla smarta staden

Strategin har vi tagit fram tillsammans med stockholmarna och är en del i vårt arbete med att nå visionen – Ett Stockholm för alla. I strategin finns målsättningen att göra staden hållbar inom fyra områden: ekologiskt, ekonomiskt, demokratiskt och socialt säger Johanna Engman, it-direktör på Stockholms stad.
För att kunna bedriva digitaliseringsarbetet på ett överskådligt sätt har de valt att starta pilotprojekt i det lilla formatet för att sedan skala upp de projekt som ger bra resultat.
– Det har varit en väldigt lyckosam strategi. Att digitalisera alla verksamheter i full skala i en storstad som Stockholm skulle annars bli övermäktigt.
De har skapat testbäddar inom olika områden och låtit exempelvis en förskola eller ett äldreboende testa nya digitala verktyg.
– Ett av de pilotprojekt inom skolan som nu skalats upp är att använda AI-tekniken (artificiell intelligens) för att screena elever med eventuella läs- och skrivsvårigheter. Tidigare tog en sådan screening en halv dag, nu tar den ett par minuter.
Det innebär att lärarna kan fånga upp även elever med mindre problem eftersom fler kan screenas, och dessutom kan lärarna använda den tid de vinner på att ge dessa elever mer hjälp och stöd.
– Ett annat projekt som sparat mycket resurser är de digitala papperskorgar som både komprimerar skräpet och skickar en digital signal när de behöver tömmas. De har sparat 97 procent av transportkostnaderna och 60 procent i tid som de som tömmer slipper lägga på att plocka skräp som hamnat utanför fulla papperskorgar.

Ett helt nytt sätt att arbeta
Den stora utmaning som Johanna Engman ser med att digitalisera stora delar av verksamheten är inte tekniken, utan att få de olika verksamheterna att definiera de behov och önskemål de har som sedan digitala verktyg kan hjälpa dem med.
– Det handlar om att få med sig alla i det förändringsarbetet som måste ske. Vi måste börja jobba på nya sätt, vilket på kort sikt kan bli lite mer tidskrävande. Men på lite längre sikt kommer det att effektivisera och underlätta många arbetsuppgifter.

Skolplattform
Skolplattformen är en del av stadens vision att år 2040 vara en stad för alla, och utvecklingen startade för cirka åtta år sedan.
– De verksamhetssystem och avtal vi då hade var gamla och behövde förnyas. Dessutom var det olika system för olika skolformer, till exempel ett separat för grundskola och ett för gymnasieskola. Den nya skolplattformen samlar allt på samma ställe, även förskolan, vilket ska göra det betydligt mer tillgängligt och effektivt, förklarar Johanna Engman.
Samtidigt är det en omfattande och komplex plattform som är tekniskt utmanande att få i full drift.

Omfattande förankringsarbete
För att se till att den nya plattformen möter skolans behov, krav och önskemål på innehåll samlade de 2013 över 100 pedagoger och sakkunniga som under ett år arbetade med att ta fram en genomarbetad kravspecifikation för den kommande upphandlingen.
– Vi valde då att låta Skolplattformen bestå av olika moduler. Dessa går att byta och bygga vidare på när det uppstår nya behov i verksamheten och i takt med att ny teknik blir tillgänglig. En modulbyggd plattform ger den nödvändiga flexibilitet som bidrar till att förskolans och skolans fortsatta digitalisering ska kunna genomföras på bästa sätt.
De genomförde därefter sex olika upphandlingarna, en för respektive modul.
– Vid upphandlingarna inträffade det smått unika att ingen av dem överklagades, vilket visar att den tid vi lade ner på förarbetet var väl investerad tid, avslutar hon.