SecureAppbox fortsätter lösa GDPR:s utmaningar

IT-bolaget SecureAppbox ser dock ljuset i tunneln. Med färdiga processer och lösningar har bolaget idag redan motverkat huvudvärken hos flera kommuner i landet.
– Utmaningarna ligger inte främst i systemen, utan i processerna, säger Christina Skodra Pettersson, VD på SecureAppbox.

2 utmaningar som kräver en lösning
Grunden inom digital kommunikation är främst e-post, vilket även används för både webbformulär och fax, och som även är en central pusselbit i många processer. SecureAppbox har utifrån sin GDPR-säkra e-postlösning, SecureMailbox, skapat skräddarsydda tjänster för att lösa kommunernas utmaningar. Två av dessa utmaningar som identifierats är hantering av webbformulär samt faxärenden.

Utmaning 1 – Vanligt webbformulär kan inte hantera känslig information
En stor utmaning kring digitala formulär är till exempel en orosanmälan. Enligt lag måste samtliga avdelningar inom kommunen göra en anmälan vid misstanke av oro för barn. Socialtjänstlagen (14 kap 1 c § SoL) säger dessutom att anmälan ska göras ”genast”. För att kommuner och myndigheter ska kunna leva upp till lagens krav bör anmälan ske digitalt. Dock sätter GDPR käppar i hjulet för hur det ska kunna lösas då vanlig e-post, e-formulär eller fax inte längre kan användas för känslig information.
– E-formulär är inte bara komplext utifrån hur flödet ser ut, utan även för den information som den kan innehålla samt vikten av att kunna involvera flera instanser i samma process, säger Daniel Vallentin, Affärsutvecklare på SecureAppbox.
SecureAppbox har tagit fram olika tjänster för att lösa problemen med e-formulär. Genom att koppla ihop ett formulär med SecureMailbox har bolaget nu tagit fram SecureForms. Med denna tjänst kan varje kommun eller myndighet garantera att information som kommer in via formulär både skickas och lagras krypterat samt når rätt person. SecureForms gör det även möjligt att hantera både interna och externa mottagare i en och samma process.

Utmaning 2 – gammal teknologi behöver nu bytas ut
Den andra utmaningen som identifierats är känslig information som hanteras via fax.
Det finns flera typer av brister i gammal teknologi och faxen är inte ett undantag. Det faxas en stor variation av information inom olika instanser som skulle kunna gå via vanlig e-post, vilket grundar sig i ett tidigare invant beteende. Enligt Christina Skodra Pettersson uppstår problematiken när det handlar om dokument som innehåller känslig information som exempelvis personuppgifter eller journalhandlingar. Denna information kan inte skickas via vanlig e-post, om det inte är en säker e-post där informationen är skyddad.
– Vi ser att organisationer idag bör ersätta de fysiska faxarna, för att ta steget mot säker digital kommunikation. Gammal teknologi kan idag inte leva upp till de krav som ställs för att skydda känslig information, förklarar Daniel Vallentin. SecureAppbox gör det möjligt att ersätta befintliga faxar med tjänsten GDPR e-Fax, där all inkommande fax krypteras och säkras genom SecureMailbox.
– Tack vare våra tjänster gör vi det enkelt att anpassa och möta de behov och utmaningar som lagarna kräver. Vårt mål är att ge organisationer möjlighet att fortsätta digitalisera sina processer och samtidigt kunna skydda känsliga data under dess livscykel, oavsett digital process, säger Christina Skodra Pettersson.