Kalix kommun effektiviserar it-arbetet med ManageEngine

Mindre kommuner ställs inför samma it-krav som stora kommuner, vilket innebär att de ofta tvingas hantera många olika typer av utmaningar med relativt små resurser. Med smarta produkter som automatiserar och effektiviserar ges även mindre kommuner rätt förutsättningar för en effektiv, säker och användarvänlig it-drift.

En kommun som nyttjar många smarta it-lösningar är Kalix kommun, som numera hinner med såväl brådskande ärendehantering som strategiska och förebyggande it-åtgärder.
Kalix kommun har en liten it-enhet bestående av åtta medarbetare som servar datorer och andra it-plattformar för 1 700 medarbetare och drygt 3 500 elever i kommunens skolor. För att hinna med alla ärenden och samtidigt kunna övervaka systemen och agera proaktivt krävs smarta systemlösningar som underlättar vardagen. Kalix kommun använder fem olika produkter från tillverkaren ManageEngine: ServiceDesk Plus, Desktop Central, OpManager, ADSelfService Plus och ADManager Plus.

Spar tid och ger överblick
– Produkterna från ManageEngine underlättar verkligen vårt dagliga arbete. Tidigare hade vi svårt att hinna med alla våra uppgifter, men nu hinner vi med alla ärenden och kan även åtgärda saker och ting innan användarna upptäcker att de är i behov av teknisk support. ManageEngines produkter gör att vi spar mycket tid. Att skapa ett användarkonto tar exempelvis numera bara ett par sekunder, tidigare tog det flera minuter per konto. Det är dessutom mycket lättare att överblicka hela it-infrastrukturen, då vi enkelt kan få ut de rapporter och den statistik vi behöver när det gäller exempelvis licenshantering, säger John Lindbäck, it-manager på Kalix kommun.
Via ADManager Plus hanterar Kalix kommun all administration i Microsoft Active Directory, exempelvis när de skapar användarkonton och beviljar användare medlemskap i grupper. OpManager används för nätverks­övervakning, vilket gör att John Lindbäck och hans kollegor kan hantera larm på saker som behöver åtgärdas i realtid.
Via Desktop Central kan kommunens it-tekniker fjärrövervaka och fjärrstyra samtliga it-enheter i kommunen. Desktop Central gör det också möjligt att överblicka vilka mjukvaror som används, hantera samtliga patchar samt vid behov förlänga garantitiden på enheterna i god tid.

”Det fungerar jättebra för oss med Manage­Engines produkter”

Ärendehantering på distans spar tid
Via ServiceDesk Plus administrerar och fördelar Kalix kommuns it-enhet samtliga ärenden som kommer in. Användaren får ett kvitto på att ärendet tagits emot och hela ärendehanteringen dokumenteras via systemet.
Ytterligare en produkt som underlättar vardagen för medarbetarna på it-enheten i Kalix kommun är ADSelfService Plus, en tjänst som gör det möjligt för medarbetare som glömt sitt lösenord att själva beställa ett nytt. Via ADSelfService Plus har Kalix kommun automatiserat lösenordshanteringen så medarbetare som glömt sitt lösenord inte längre är beroende av it-enheten för att få ett nytt utan detta hanteras helt utan inblandning av it.
– Det fungerar jättebra för oss med Manage­Engines produkter. Vi har använt lösningar från dem i många år och har valt att förlänga användarlicenserna eftersom vi är så nöjda. Det vi uppskattar mest med dessa lösningar är att de är användarvänliga, vilket gör det lätt för oss att få ut den information vi vill få tag på. Tidigare gjorde vi mycket it-service på plats hos användare ute i kommunen, vilket förstås innebar en hel del resor. Nu kan majoriteten av våra ärenden hanteras på distans via Manage­Engines fjärrstyrningstjänst. Det spar otroligt mycket tid och gör att vi istället kan fokusera mer på att arbeta proaktivt, säger John Lindbäck.

Användarvänliga och smarta
ManageEngine representeras i Sverige av Inuit AB, en distributör som funnits i tjugo år och som specialiserat sig på att handplocka användarvänliga och smarta lösningar från unika tillverkare i hela världen. Inuit levererar samtliga produkter till kommuner, regioner, offentliga kunder och företag i hela landet i samarbete med lokala återförsäljare.
– ManageEngines produkter lämpar sig lika väl för små som medelstora och stora verksamheter. De är skalbara och tillgängliga för alla, oavsett storlek. Det har blivit allt vanligare att flera kommuner väljer att samarbeta och leverera gemensamma it-funktioner som ärende­hantering, övervakning, säkerhet med mera och här har det visat sig att Manage­Engines produkter passar utmärkt, säger Thorir Eggertsson, vd på Inuit.