Etikettarkiv: Digitala lösningar

Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Utvecklar gemensamma digitala tjänster

Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Föreningen Sambruk har sedan 2005 erbjudit kommuner att tillsammans utveckla och förvalta nya digitala verktyg för kommunernas verksamheter. Ju fler kommuner som deltar desto starkare utvecklingskraft skapas.

Sambruk är en ideell förening som utvecklar och förvaltar gemensamma digitala lösningar för de kommuner som valt att gå med.
– Idag är vi cirka 90 kommuner, ju fler vi blir desto mer både tid och pengar sparar vi åt de ingående kommunerna, förklarar Britta Sandblom, verkställande tjänsteperson på Sambruk.
Tidsvinsterna skapas då en enskild kommun slipper lägga tid på att själva utveckla och förvalta en tjänst. Och ekonomiskt sparas mycket pengar då många kommuner delar på kostnaden för ett nytt digitalt verktyg.
– Om 20 kommuner går samman kring ett utvecklings- och förvaltningsprojekt blir kostnaden bara 1/20 vardera för de ingående kommunerna, och det blir väldigt stora besparingar.

Crowdsourcing och nätverkande
Rent praktiskt fungerar Sambruk som en aktör för samfinansiering/medfinansiering.
– Eller för att använda ett modernt uttryck, vi jobbar med crowdsourcing, något vi gjorde även innan det uttrycket skapades, konstaterar Britta Sandblom med ett leende.
Varje deltagande kommun har stor möjlighet att påverka, både under utvecklings- och förvaltningsfasen, genom ett gemensamt förvaltningsråd.
– Vi skapar även möjligheter för erfarenhetsutbyte, exempelvis ska vi ha ett seminarium om digital signering snart. Nätverken blir ett lättillgängligt bollplank för kommunerna där de får möjligheter att lära av varandra.
Sambruk deltar även i Digidel som startade 2011, nätverkets nationella samordning finansieras i år av Näringsdepartementet. Basen är lokala aktiviteter som syftar till att intressera alla att komma med på digitaliseringståget.
– Digidel bidrar till en högre digital mognad. En förutsättning för att alla ska våga, vilja och kunna ta del av internet och dess möjligheter till delaktighet i den digitala samhällsutvecklingen, avslutar Britta Sandblom.

Rätt digitalt chefstöd skapar välmående organisationer

Erik Johnsson, Sofia Røsand och Leif Fågelstedt på Aino Health Sweden. Foto: Johan Töpel
Erik Johnsson, Sofia Røsand och Leif Fågelstedt på Aino Health Sweden. Foto: Johan Töpel
Det talas mycket om sjukfrånvaro i Sveriges kommuner och landsting. På Aino fokuserar vi på att hitta grundorsaken till varför den uppstår. Efter att ha arbetat med över 150 offentliga och privata organisationer vet vi att det går att förebygga sjukfrånvaro och skapa arbetsplatser där medarbetarna trivs och vill stanna kvar. Aino erbjuder effektiva digitala lösningar och beslutsstöd för chefer så att kärnan till orsakerna kan hanteras.

En av de viktigaste åtgärderna för att snabbt komma tillrätta med problemen är att ge ett digitalt stöd till ledning och HR så att man enkelt kan få en nulägesbild och beslutsunderlag baserat på daglig statistik kring sin verksamhet. Med hjälp av data kan man faktabaserat kartlägga behov, identifiera verksamheter med risk och skapa åtgärdsprogram för att åstadkomma en mer hälsofrämjande arbetsplats.
Utan data går det inte att utveckla strategier och rekommendationer, koordinera stöd från interna och externa aktörer, genomföra förbättringsarbete eller skapa utbildningar. På Aino vet vi att Humankapitalet är den absolut viktigaste resursen på en arbetsplats och vi vet genom forskning att medarbetare måste må bra för att göra ett gott jobb och leverera önskat resultat.
– Genom att utveckla arbetsplatser där individen mår bra ökar man produktivitet och effektivitet och bygger en hållbar arbetsplats. Inom den offentliga sektorn är det många som brinner för sitt jobb, men glädjen går förlorad i obalanserade organisationer som leder till utbrändhet. Det gäller att hitta de organisatoriska orsakerna och bygga förändring från grunden, säger Sofia Røsand, Project manager på Aino Health Sweden.

Lång erfarenhet av att bygga friska organisationer
HealthManager är ett flexibelt digitalt verktyg som skräddarsys efter behoven på varje arbetsplats. Det skapades ursprungligen utifrån en studie som det finska försvaret gjorde om hur man skulle kunna förbättra hälsa och välmående bland sina soldater. Idag har modellen utvecklats till ett analysverktyg för alla organisationer som vill förstå underliggande orsaker till ohälsa.
Till skillnad mot traditionell företagshälsovård, som oftast träder in när medarbetare redan är sjuka, ger Ainos molnbaserade plattform HealthManager vittgående information om beteenden och mönster kring sjukskrivningar, för att tidigt fånga upp signaler om frånvaro, stress och brist på motivation. Verktyget samlar in stora mängder data, som gör personalens mående mätbart och tydliggör mönster. Det har också ett komplext analysverktyg, som sammanställer data i överskådliga rapporter kopplat till befintliga HR policy och processer.
– Chefer, ledning och HR får den helhetsbild de behöver för att följa upp frånvaro och arbeta med preventiva åtgärder och lösningar. Vi vet att ett tydligt och engagerat ledarskap är helt centralt i arbetet med att förebygga frånvaro, men alltför ofta saknar chefer de redskap de behöver. HealthManager är ett effektivt verktyg i förändringsarbetet med att förebygga sjukfrånvaro, säger Erik Johnsson, försäljnings- och marknadsansvarig.

Frigör tid för värdeskapande arbete
Det är viktigt att komma ihåg att Health­Manager är ett fakta- och forskningsbaserat systemstöd för digitaliserade processer, inte ytterligare en administrativ börda för chefer.
– Det är inte ovanligt att mellanchefer i offentlig sektor tillbringar två till tre arbetsdagar i veckan med att jaga vikarier. Hela vårt verktyg är ett stöd till HR och ledning för att kunna mäta frånvaron och fatta rätt beslut om strukturella förändringar för att minska den. Det frigör enormt mycket tid, samtidigt som det leder till konkreta, mätbara resultat. Med HealthManager kan HR och chefer arbeta på ett helt nytt sätt och sätta medarbetarna i centrum, säger Leif Fågelstedt.
– Den gemensamma nämnaren för alla företag vi jobbat med är att säkerställa ett långsiktigt välmående, ökad produktivitet och medarbetarengagemang. Detta skapar i sin tur en verkligt värdebaserad arbetsplats, med personalens bästa för ögonen.
– Vi vet att de organisationer som klarar av att ställa om sin organisation tidigt får utdelning snabbt. Personal som trivs och mår bra är den bästa marknadsföringen en arbetsgivare kan få och många av våra kunder ser resultat direkt genom ökat intresse att jobba just där. Nu ser vi fram emot att ge Sveriges kommuner och landsting verktygen för att bygga hållbara och välmående arbetsplatser.

Aino Health
Vi är stolta över att sjukfrånvaron har minskat med mellan 20 och 50% för våra kunder.

Vill du veta mer om vad vi kan göra tillsammans med er vänligen kontakta:
Erik Johnsson
Tel: 0761-755 661
E-post: erik.johnsson@ainohealth.com
www.ainohealth.com

Sirona Health Solutions: Experter på strategisk vårdutveckling

Marit Vaagen, grundare av och partner på Sirona Health Solutions.
Marit Vaagen, grundare av och partner på Sirona Health Solutions.
Sirona är ett skandinaviskt analys- och rådgivningsbolag som arbetar för att skapa bättre vård, hälsa och omsorg. Deras team är samarbetspartner för många av de mest framgångsrika ledarna inom hälso- och omsorgssektorn i Sverige och Norge.

Ska du digitalisera vården? Vill du göra något åt köerna, exempelvis inom BUP, och inte bara analysera problemet utan även genomföra en förbättring? Ser du mönster i återinläggningar vid ditt sjukhus som du vill granska närmare med en vårddata-analys och sedan göra något åt? Få en second opinion på den nya ersättningsmodellen? Skapa sammanhängande vårdkedjor och verklig samverkan mellan kommuner och landsting? Implementera nya journalsystem med ett strategiskt grepp kring hela vårdkedjan? Då kan Sironas team vara den snabbfotade och långsiktiga partnern du vill ha med i ditt lag.
När Marit Vaagen grundade företaget 2009 gjorde hon det för att hon hade identifierat ett behov av en långsiktig och uthållig aktör som skulle kunna agera som en partner till vårdsektorn i deras förbättringsarbete. Marit började därför bygga en organisation bestående av ingenjörer, läkare och ekonomer med stor förståelse för och insikt i vård och omsorg samt kopplingen däremellan.
– Vår styrka är att vi arbetar med helheterna inom hälso- och sjukvård och omsorg. Vi kombinerar ett helikopterperspektiv med en detaljförståelse av övergången mellan sjukhusvård, primärvård och omsorg. Vi arbetar med såväl departement, kommuner, landsting och regioner som med de statliga myndigheterna. På uppdrag av socialförvaltningar och departement i både Sverige och Norge har vårt team bevisat förmågan att kombinera helikopterperspektivet på hela vård- och omsorgsstrukturen med en djup och analytiskt driven kunskap om hur vi kan skapa varaktiga förbättringar inom sektorn. Vi förstår samtliga aktörer och de relevanta politiska och organisatoriska processer de står inför. Som partner till ledare inom sektorn har vi tålamod och uthållighet vad gäller att skapa förbättringar, alltid baserat på en faktabaserad analys. Vi kan vara en drivande partner, om så önskas, eller vi kan ta en nästan osynlig roll i ett förbättringsarbete där vi enbart bidrar med en analys, medan själva förbättringsarbetet styrs och leds av organisationens egna chefer. Oavsett vilken roll våra kunder önskar att vi ska inta så gör vi det med stor ödmjukhet inför de komplexa realiteter som ledare inom sektorn står inför.

Avancerade analysmetoder
Marit understryker att hela Sironas organisation kännetecknas av engagerade medarbetare med en stor passion för att skapa en bättre vård och omsorg. Ända sedan starten har arbetet inriktats på att genom avancerade analysmetoder skapa bättre förutsättningar för en mer jämlik vård, till exempel genom förebyggande åtgärder eller förbättrade rutiner.
– Förebyggande insatser utgör endast omkring fyra procent av den totala sjukvårdskostnaden i Sverige och det vill vi ändra på. Därför satsar vi på att vara en samarbetspartner för olika aktörer, bland annat genom att bistå i att identifiera patienter och grupper i riskzoner så att de kan fångas upp i tid. Detta frigör resurser samtidigt som det förbättrar hälsan för den enskilda patienten.

Fyra tjänsteområden
Sironas tjänster återfinns inom fyra huvudsakliga områden:
• Avancerad analys och proaktiva vårdtjänster
• Digitalisering, e-Hälsa och innovationsprocesser
• Ledning och styrning
• Uppföljning och utvärdering
Tjänsterna grundar sig alltid på ett underlag av fakta och analyser för att ge tillförlitliga resultat. Huvudsyftet är att höja kvalitet och tillgänglighet samt göra upplevelsen av vården enklare och bättre för både patienter och anhöriga.
– Vi integrerar unika databaser, forskningsbaserad kunskap och mjukvara med rådgivningstjänster samt en djup kompetens och bred förståelse för vårdsektorns strukturer och komplexitet. Beroende på kundens behov arbetar vi antingen integrerat med kunden eller som externa rådgivare. Resultaten kan bestå av exempelvis effektivare administration, mer strömlinjeformat vårdförlopp, bättre vårdkvalitet, nya digitala lösningar eller helt enkelt en tydlig kostnadsoptimering.

Vården står inför ett paradigmskifte
I takt med att tekniken utvecklas och möjliggör vidareutveckling av hälso- och sjukvården samtidigt som patienter får ett ökat inflytande står hälso- och sjukvården inför ett paradigmskifte. Patientens möjlighet till involvering i sin egen vård och behandling skapar möjligheter som idag ännu är i sin linda. Stora möjligheter finns, förutsatt att nya lösningar införs på rätt sätt. Sirona arbetar idag aktivt med flertalet kommuner, landsting och regioner och även myndigheter för att på olika sätt möjliggöra bättre kvalitet för både patienter och anhöriga samt för medarbetare inom vård och omsorg, med stöd i ny teknik och nya processer.
– Införande av digitala lösningar i vården och omsorgen inkluderar till 80 procent en förändring av befintliga processer för att till fullo nyttja effekten av möjligheterna inom digital vård. Ibland ser vi att digitala lösningar implementeras som någonting i tillägg till det redan befintliga, och då blir det rörigt. Konsten ligger i att integrera lösningen för att höja kvaliteten för patienter, anhöriga och medarbetare, avslutar Marit.

Sirona Health Solutions
Sirona Health Solutions är ett skandinaviskt managementkonsultbolag som besitter kunskap, verktyg, metoder och modeller för att skapa bästa möjliga hälso- och sjukvård med samhällets begränsade resurser. Detta arbete utförs i ett nära och aktivt partnerskap med kunderna, som utgörs av ledare inom landsting, kommuner och myndigheter.

Sirona Health Solutions
Birger Jarlsgatan 33, 1tr
111 45 Stockholm
Tel: 08-77 22 557, 070-330 59 15
E-post: info@sironagroup.se
www.sironagroup.se