Etikettarkiv: Offentlig sektor

Offentlig sektor behöver samarbeta

Åsa Zetterberg, förbundsdirektör för IT&Telekomföretagen.
Åsa Zetterberg, förbundsdirektör för IT& Telekomföretagen.

Offentlig och privat sektor behöver varandra mer än någonsin om vi ska klara en hållbar digital omställning av samhället, en god välfärd och stärkt konkurrenskraft. För att klara av digitaliseringens utvecklingssprång behöver offentlig och privat sektor kroka arm. Det anser Åsa Zetterberg, som tidigare varit regeringens Chief Digital Officer och ansvarig för digitalisering på SKL, numera förbundsdirektör för IT&Telekomföretagen.

– Digitaliseringen är vår tids starkaste förändringsfaktor och ett kraftfullt verktyg som måste tas tillvara för att stärka företagens konkurrenskraft och bidra till att offentlig sektor kan leverera en välfärd med hög kvalitet även framöver. Digitaliseringen är ett paradigmskifte som kräver en nära samverkan mellan offentlig och privat sektor. Offentlig sektor fyller en nyckelfunktion i arbetet med att accelerera utvecklingen, inte minst genom att upphandla innovativa lösningar, säger Åsa Zetterberg, som brinner för att nyttja digitaliseringens potential till att driva på för en smartare välfärd och för att stärka det svenska näringslivets och därmed även Sveriges konkurrenskraft.

”Den privata sektorn kan inte ta alltför lång tid på sig att genomföra en nödvändig digital omställning”

Efterlyser naturligt digitaliseringsdriv
Det är viktigt att sektorerna möts och har en kontinuerlig dialog, inte enbart i samband med upphandlingssituationer. Samverkan har varit nyckeln till framgång för vårt innovativa Sverige och kommer även att vara det framöver.
– Den privata sektorn kan inte ta alltför lång tid på sig att genomföra en nödvändig digital omställning. Då blir de helt enkelt omsprungna av konkurrenter. Även offentlig sektor behöver ha ett naturligt driv framåt i dessa frågor. I offentlig sektor kan man ibland ha bilden av att man sparar pengar genom att stå still och inte driva någon utveckling. Man bör snarare ständigt vara i rörelse och göra de utvecklingssprång som krävs. Offentlig sektor talar alltför lite om alternativkostnaden med att stå still, säger Åsa Zetterberg.

Behov av att göra upp med arvet
Offentlig sektor har av naturliga skäl ett stort arv när det gäller regelverk, arbetssätt och it. Åsa Zetterberg betonar vikten av ledare som, trots det ibland tunga arvet, vågar och orkar driva på de förändringar och förbättringar som digitaliseringen möjliggör och som människor och verksamheter behöver.
– Det talas mycket om att en konjunkturnedgång väntar runt hörnet. Om det blir en sådan nedgång är det viktigare än någonsin att offentlig och privat sektor tar armkrok och ser till att de smartaste av lösningar såsom sensorer, AI och automatisering kommer i arbete och stöper om arbetssätt och service för att få ut maximal nytta av varje skattekrona, säger Åsa Zetterberg.

Experten på hållbar upphandling

Johan Lundvall, VD på Colligio. Foto: Johan Marklund
Johan Lundvall, VD på Colligio. Foto: Johan Marklund

Hållbarhet och den cirkulära ekonomin står alltmer i fokus inom offentlig upphandling. Men det är ofta svårt att veta hur detta ska implementeras i praktiken. Colligio har Sveriges kanske främsta expertis på området och erbjuder stöd genom hela processen.

Miljömässigt hållbar upphandling syftar till att minska utsläpp och uttaget av naturresurser genom cirkulär ekonomi. Det är ett område som är högaktuellt.
– Vi på Colligio ser att det finns ett stort behov att styra svensk offentlig upphandling i en mer hållbar riktning. Vi ökar nu vår fokus på hållbarhet eftersom detta är en av de viktigaste framtidsfrågorna för såväl den offentliga sektorn som samhället i stort. Hållbarhetstänkandet och den cirkulära ekonomin finns med i alla upphandlingar som vi medverkar i och det är något som samtliga av våra konsulter prioriterar, säger VD Johan Lundvall.
Offentlig upphandling står för närmare 20 procent av Sveriges BNP och uppgick i fjol till cirka 900 miljarder kronor. I kraft av sin storlek är den därför ett viktigt verktyg i arbetet med att ställa om till ett hållbart samhälle. Rätt genomförd kan den offentliga upphandlingen spela en avgörande roll för att Sverige ska lyckas med sina miljö- och klimatmål.

Komplext område
EU arbetar intensivt med att ta fram kriterier för så kallad Green Public Procurement, eller grön offentlig upphandling. Delegationen för cirkulär ekonomi, som regeringen tillsatte förra året, har också offentlig upphandling som ett fokusområde. Därtill jobbar många svenska kommuner, myndigheter och organisationer genom ett antal olika projekt för att utveckla hållbarhetskriterier och metoder för hållbar upphandling.
Johan Lundvall framhåller att det ofta finns en genuin vilja hos aktörer i den offentliga sektorn att upphandlingar ska vara hållbara och en del av den cirkulära ekonomin. Men det är ett oerhört komplext område, och det är inte lätt för den upphandlande myndigheten att navigera bland svenska och europeiska regelverk och rekommendationer.
– Det kan vara väldigt svårt att veta vilken lagstiftning som gäller och vilka krav som bör ställas på leverantörer. Våra kunder vill göra rätt, men behöver stöd för att formulera krav och utvärdera mervärden. Vi är ett expertbollplank, som hjälper till att säkerställa att allt blir rätt från början, säger han.

Specialistkompetens
Colligio, som är en av Sveriges ledande konsulter inom offentlig upphandling, har specialistkompetens i den absoluta framkanten på hållbar upphandling. Nyligen rekryterades hållbarhetsexperten Erik Årling, som har lång erfarenhet av hållbarhetsarbete i Sverige och internationellt, bland annat inom FN.
– Erik lyfter vår kompetens inom hållbar upphandling till en helt ny expertnivå. Han stöttar och utbildar våra andra konsulter och detta är en nisch där Colligio nu är i främsta ledet, säger Johan Lundvall.
Colligio är en samarbetspartner genom hela upphandlingsprocessen. Företaget erbjuder utbildning inom hållbarhet och cirkulär ekonomi, rådgivning samt stöd i framtagandet av krav och mervärdesmodeller för miljömässig hållbarhet. Uppföljning av avtal med speciellt fokus på mervärden och de hållbarhetskrav som ställts och överenskommits under upphandlingen är också en viktig del av verksamheten.

Samordnad elupphandling
Colligio har sedan 11 år tillbaka årligen genomfört samordnad upphandling av elkraft. I linje med sitt hållbarhetsfokus tog Colligio för två år sedan ett strategiskt beslut att all elkraft som upphandlas ska vara producerad från förnybara energikällor. Detta har fått en mycket positiv respons, och idag är företaget en av de största upphandlarna inom elenergi till offentlig sektor.
Colligio är en av ett fåtal upphandlingskonsulter i Sverige som erbjuder ett komplett tjänsteutbud för alla delar av offentlig upphandling.
– Vi är tillräckligt stora för att kunna erbjuda både specialinriktning och helhetsleveranser. Dessutom har vi en stor utbildningsverksamhet. För oss handlar det inte bara om att optimera varje enskild upphandling för våra kunder. Vi känner också ett stort samhällsansvar och ser det som vår uppgift att vara med och bygga ett starkt och hållbart samhälle.

Colligio

Colligio AB är en ledande konsult inom upphandling till offentlig sektor och en av de främsta experterna på hållbar upphandling.
Bolaget erbjuder tjänster för alla typer av upphandlingar och är en partner genom hela upphandlingsprocessen. Colligio erbjuder även utbildning för inköpare på alla nivåer. Colligios konsulter har alla stort affärskunnande med spetskompetens och lång erfarenhet av sina områden. Företaget har kontor i Stockholm, Göteborg, Norrköping, Jönköping, Malmö och Falun.

www.colligio.se

Robotar ger ökad effektivitet och tillgänglighet

Pär Hedin, ansvarig för området digitala medarbetare hos PS Provider.
Pär Hedin, ansvarig för området digitala medarbetare hos PS Provider.

Transaktionsintensiva, monotona arbeten är som gjorda för att ersättas av en robot, det är sannolikt ingen som skulle sakna att sitta och registrera fakturor, konstaterar Pär Hedin, ansvarig för området digitala medarbetare hos PS Provider.

Med rätt kompetens och erfarenhet går det att utveckla effektiva processer för automation med hjälp av Robot Process Automation, RPA – i dagligt tal kallat digitala medarbetare.
– RPA kan göra allt som en mänsklig medarbetare kan göra i ett system, förutsatt att den digitala input som krävs finns tillgänglig, till exempel i ett affärssystem, tabell, databas, på en skärm, i excel, och liknande. Man måste även beskriva de undantag och avvikelser som kan tänkas dyka upp, och utmaningen är just att lära roboten att hantera avvikelser och att förstå att den inte har tillräckligt med information för att genomföra en transaktion, säger Pär Hedin.

Lång erfarenhet från kommuner och offentliga organisationer
PS Provider har arbetat med att effektivisera processer sedan 90-talet och är idag en av Nordens absolut ledande leverantörer av digitala medarbetare till storföretag, kommuner, myndigheter och offentliga organisationer. En stor del av framgången kan tillskrivas en djup och bred erfarenhet inom processutveckling och affärssystem. Det handlar också om en robust, objektbaserad metodik som ger snabb och kvalitetssäker utveckling samt enkel och resurseffektiv förvaltning.
– Tillsammans med våra kunder gör vi en analys av befintliga processer och hur väl de passar att robotisera. Hur mycket tid kan frigöras, vad innebär det för besparing och vilka andra mervärden kan detta tillföra. Roboten är tillgänglig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan och den gör inte fel så länge man tränat den att göra rätt.
För verksamheter som inför digitala medarbetare innebär förändringen en kraftigt ökad tillgänglighet, kortare ledtider, höjd säkerhet och en väsentligt förbättrad kostnadseffektivitet. Allt inom ramen för befintliga system och applikationer genom att roboten tar informationen från de skärmbilder och gränssnitt som redan finns.
– Genom att effektivisera och säkerställa administrativa stödprocesser så kan de mänskliga medarbetarna fokusera på mer värdeskapande arbete. Digitala medarbetare är också en skalbar lösning som kan komma på plats väldigt snabbt jämfört med att automatisera en process på traditionell väg.

Hjälp med träning
Parallellt med att träna robotarna på processerna så utbildar PS Provider kundens medarbetare i konsten att träna robotar.
– När kunskapen väl finns i den egna organisationen så blir stegen allt kortare från tanken att det här borde roboten kunna utföra till att få den att genomföra just den arbetsuppgiften.
Ytterligare en utveckling på stark frammarsch är chatbotar och virtuella assistenter.
– Tidigare fanns det chatbotar som i princip bara svarade som en FAQ, idag så kan man hålla en mer naturlig dialog med boten. Den kommer ihåg kontext, om jag till exempel har sagt att jag bor i Halmstad så kommer den inte senare att fråga om adress utan bara vilken gata det är jag bor på. De mer avancerade kognitiva agenterna kan känna av kundens humör och anpassa sina svar utifrån kundens sinnesstämning.
Hur ser ni på utvecklingen framåt?
– Utvecklingen av självlärande robotar innebär att ju mer avancerad AI desto mer kan den också lära sig. RPA kommer att få kognitiva funktionaliteter vilket gör att den typen av robot på egen hand kommer att förstå vad som kan automatiseras och därmed också kunna föreslå lämpliga processer att automatisera. Den kommer också att kunna göra ett utkast till hur automationen ska se ut, sen krävs det bara att en människa går in och godkänner den. Det här ligger sannolikt inte mer än något år fram i tiden.
– Med AI kommer det att finnas en helt annan kraft och dynamik i processen. Det är inte otänkbart att där roboten idag gör monotona, rutinmässiga uppgifter så kommer den i morgon att kunna hantera mer avancerade analyser.

Stor potential inom offentlig sektor
Där roboten, RPA, utför saker i systemet så sköter chatboten dialogen i gränssnittet, den gör ingenting i de bakomliggande systemen. Men man kan redan idag koppla samman dem.
– Det finns en stor potential för den här tekniken inom bland annat offentlig verksamhet. Kommuner kan dela på chatbotar, där de kan ta hand om till exempel frågor om bygglov. Svaren kring dessa är till 90 procent samma oavsett ort, genom att bygga upp bibliotek med de 100 vanligaste frågorna så kan man effektivisera arbetet med att besvara dem. Tekniken ger ökad effektivitet och bättre lönsamhet men det är minst lika viktigt att uppmärksamma högre processkvalitet, ökad tillgänglighet och säkerhet, avslutar Pär Hedin.

PS Provider

PSP grundades på 90-talet av fyra seniorkonsulter från PwC och tre riskkapitalkonsortier. Utifrån djup erfarenhet och kunskap om processutveckling, affärssystem (ERP) och Business Process Outsourcing (BPO) skapades vår kraftfulla RPA-lösning. PSP är idag en av Nordens ledande leverantörer av digitala medarbetare till storföretag och offentliga organisationer.

psprovider.se

Digitalisering – ett medel för att nå viktiga samhällsmål

Åsa Zetterberg, Chief Digital Officer i regeringen.
Åsa Zetterberg, Chief Digital Officer i regeringen.
Riksdagens mål är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
– I grunden handlar det om att använda digitaliseringens möjligheter som ett medel för att nå andra viktiga samhällsmål, säger Åsa Zetterberg, regeringens Chief Digital Officer.

Åsa Zetterberg är regeringens digitaliseringschef. Hennes uppgift är att driva på genomförandet av den digitaliseringsstrategi som regeringen beslutade om i maj 2017. Det övergripande målet är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
– Även om Sverige är ett av världens digitalt mest mogna länder har vi ett behov av att accelerera ytterligare, inte minst med tanke på att utvecklingen hela tiden går framåt. Det går inte att leva på gamla meriter.
Hon beskriver den pågående digitaliseringen som en omställningsresa där nation och samhälle, offentlig verksamhet, företag och individer ska gå från en tillvaro där digitalt inte var per default, till att nu vara ett faktum.
– Många nya företag har med sig digitaliseringen och dess möjligheter från start. Men det är många befintliga organisationer som behöver ställa om och hantera sitt arv och sin kultur för att flytta in uppdrag, arbetssätt och erbjudanden till en värld som i vissa avseenden ser annorlunda ut än för bara några år sedan.

Stor omställning
Den stora utmaningen, menar Åsa Zetterberg, är inte tekniken utan omställningen i sig.
– För att lyckas med omställningen behöver vi vara lyhörda mot omvärlden och de vi finns till för och involvera många olika typer av kompetenser och individer. Det går inte att marginalisera digitaliseringen till en it-fråga som bara rör dem som är tekniskt bevandrade.
Eftersom möjligheterna hela tiden utvecklas med ny teknologi, efterfrågan och mognad hos kunder, medborgare och verksamheter kan man inte ange en exakt tidpunkt då målet om att Sverige ska vara världsbäst på digitalisering är uppnått.
– Vi kommer liksom inte kunna säga att vi är klara, det handlar snarare om att gå i takt med tiden. Vår strävan att bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter vilket kommer att gynna oss väl i arbetet med att skapa nya jobb, öka konkurrenskraften och inte minst när det gäller att skapa hållbarhet, en god livskvalitet och välfärd. Digitaliseringen är i det avseendet ett medel för många andra viktiga samhällsmål, fastslår Åsa Zetterberg.

Julie Améen, ansvarig för offentlig sektor på CGI Sverige.
Julie Améen, ansvarig för offentlig sektor på CGI Sverige.
Öka takten
Även Julie Améen, som ansvarar för offentlig sektor på CGI Sverige, är inne på att det inte är tekniken utan den digitala transformationen som är den stora utmaningen, inte minst inom offentlig sektor. Viktigt är också att öka takten.
– Enligt en granskning av Riksrevisionen som gjordes i våras behövs det 200 miljarder extra i statsbidrag om välfärden år 2030 ska hålla samma kvalitet som idag. Här blir digitaliseringen ett viktigt verktyg för att klara skola, vård och omsorg utan att höja skatterna, men det börjar bli bråttom.
Ett led i arbetet, menar Julie Améen, är att automatisera enkla, regelstyrda processer i syfte att jobba smartare och hushålla med befintliga personella resurser.
– Det krävs dock mer än ny teknik för att lyckas. Digitalisering och automatisering av processer påverkar människors arbete och det är viktigt att vara transparent, inkluderande och visa på alla positiva effekter, även för medarbetaren. Ett exempel är Trelleborgs kommun som digitaliserat och automatiserat en social bidragstjänst med mycket gott resultat. När socialtjänsten i en annan kommun skulle göra samma sak blev det oro och handläggare valde att sluta i protest. Rätt ledarskap är en oerhört viktig aspekt i olika verksamheters digitala resa.

Lagarbete
En annan viktig lärdom är att digitaliseringsprojekt förses med rätt resurser redan från början.
– Här gäller det att skapa team där det, förutom medarbetare från berörda verksamheter, ingår både kommunikatörer, jurister och it-människor, för att nämna några viktiga kompetensområden. Nu gäller det vår välfärd och för att lyckas öka digitaliseringstakten i offentlig sektor måste alla sträva mot en gemensam målbild och se möjligheter istället för hinder.
Hon framhåller även vikten av att skapa värde i de digitala tjänsterna.
– Riktigt bra e-tjänster skapar inte bara en enklare vardag för medborgaren utan frigör även tid på insidan, vilket gör att medarbetare kan lägga fokus på verkligt värdeskapande. För att komma dit gäller det att digitalisera hela processen och inte bara skapa ett digitalt gränssnitt på utsidan.

Många vinnare när Karlskrona införde elektronisk signering

Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun. Foto: Jörgen Ragnarson
– Det bästa är att den elektroniska signeringen frigör tid vilket gynnar både medarbetare och medborgare. Dessutom är det en smidig lösning med noll miljöpåverkan, så alla tjänar på detta, säger Emma Hessbo, IT-projektledare, Karlskrona kommun.

Precis som i många andra svenska kommuner står digitalisering högt upp på agendan i Karlskrona kommun.
– Ett viktigt mål är att utveckla kommunens serviceutbud med stöd av digitalisering, att skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten är en viktig del av den strävan, säger Emma Hessbo.
Hon påpekar att digitalisering inte är någon nyhet i kommunen, skillnaden är att utvecklingen numera är verksamhetsdriven.
– Tidigare handlade digitalisering mest om IT-relaterade frågor, idag kommer mycket av drivet från verksamheten men även från kommunens ledningsgrupp, vilket vi på IT tycker är väldigt positivt.
Ett tydligt exempel där ett verksamhetsbehov legat till grund för införandet av en digital tjänst är elektroniska signaturer.
– Här har drivkraften kommit från kommunens HR-chef, Ewa Strömsten, som leder kommunens övergripande samverkansgrupp.
Emma berättar att samverkansgruppen består av cirka 20 personer från olika verksamheter där några har sin arbetsplats i kommunhuset medan andra håller till på helt andra platser i kommunen. Tidigare inleddes varje möte med manuell tidskrävande signering av diverse styrdokument och tidigare protokoll.

Ödslade tid
– Ewa upplevde detta som mycket ineffektivt och att värdefull mötestid lades på fel saker. Att signera innan mötet var inte heller optimalt, det innebar i så fall att hon fick boka tid med berörda personer för att få det aktuella dokumentet påskrivet. Alla i gruppen ville få till en bättre och effektivare process i samverkansmötena.
Bollen gick snart vidare till IT-avdelningen som fick i uppdrag att undersöka möjligheten att införa elektronisk signering.
– Vi började sondera marknaden och såg att många leverantörer har egna signeringslösningar i sina verksamhetssystem. Men vi ville inte låsa in oss utan hitta en lösning som inte var nischad för ett speciellt verksamhetssystem.
Eftersom kommunen sedan länge har ett gott samarbete med Pulsen gick frågan till dem.
– De hjälpte oss att ta fram en lösning som blev Nexus GO PDF signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra, elektroniska underskrifter i PDF-dokument.
Användarna som bjuds in till tjänsten behöver bara ladda ner appen Personal Mobile eller använda sitt Bank-ID. Via någon av dessa kan de sedan logga in både till tjänsten samt signera dokument.
– Det är mycket smidigt och fördelen är att man vet när, och av vem, ett dokument är signerat, att signaturen är giltig och att dokumentet inte har ändrats efter signering eftersom allt loggas digitalt, berättar Emma.

Lyckad pilot
Det är nu ganska exakt ett år sedan som den första piloten startades. Försöket slog väl ut och idag används den elektroniska signeringslösningen av ett antal olika samverkansgrupper i kommunen.
– Lösningen har fått mycket positiv respons. Det bästa har varit användarvänligheten och enkelheten vilket också var ett krav från personerna i samverkansgruppen där IT-kompetensen varierar från hög till låg.
Den största utmaningen längs vägen har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen. Utmaningen har snarare bestått i att förankra ett nytt arbetssätt vilket dock varit en låg tröskel eftersom lösningen är erkänt enkel att använda.
– Vi såg till att ha bra support i början, vi på IT fanns till hands för att svara på frågor om de dök upp, det mesta handlade dock om enkla saker som glömda lösenord och liknande.
Emma berättar att samverkansgruppens signeringsprojekt har gett ringar på vattnet. Idag efterfrågas lösningen även av andra kommunala verksamheter.
Viktiga framgångsfaktorerna med signeringsprojektet har enligt Emma varit att man började i liten skala, gjorde en pilot och hade ett väl avgränsat projekt.
– Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp har varit en annan nyckelfaktor för framgång, det har vi vunnit mycket på.

Pulsen
Pulsenkoncernen med cirka 1 300 anställda har sin grund inom IT, men har idag en stor bredd i sina verksamheter. Företaget är familjeägt och har sedan starten 1964 en stark tradition av expansion genom långsiktighet. Detta har resulterat i mångåriga kundrelationer, inte minst med landets kommuner och expansiva distanshandelsföretag.

Pulsen
Nils Jakobsonsgatan 5
501 15 Borås
Tel: 033-17 18 00
www.pulsen.se

Digitalisering handlar om verksamhetsutveckling

Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
Torbjörn Larsson, ordförande för KommITS och John Torgersson, vd för Pulsen Integration.
– Digitalisering handlar inte om teknik utan om verksamhetsutveckling. För att effektivisera offentlig sektor måste processerna ses över. Digitaliserade lösningar är tillsammans med omorganisationer och andra åtgärder viktiga verktyg i det arbetet, säger Torbjörn Larsson, ordförande KommITS.

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en effektiv offentlig sektor.
– I grunden handlar det om en gigantisk verksamhetsutveckling. Idag talar alla om automation som något nytt men faktum är att it-avdelningar sedan länge har jagat automation i syfte att effektivisera driften av olika interna system. Skillnaden är att efterfrågan på automatisering numera kommer från ledningshåll, säger Torbjörn Larsson.
En av automationens främsta drivkrafter inom offentlig sektor är demografiförändringarna som kommer att ge en framtid där färre människor ska stödja fler och med mindre medel.
– Att göra något åt den egna verksamheten är ett måste, och automation av vissa monotona processer kan vara en åtgärd av flera. Viktigast är att se över helheten; vissa bitar kanske man löser genom en omorganisation eller liknande. Men mycket kommer att handla om att sätta in någon form av robot eller en enkel e-tjänst istället för ett kundcentrum, till exempel.

Integration
Att skapa en enkel e-tjänst för kommuninvånare är en sak, men att i nästa steg koppla tjänsten till en myndighet eller annan aktör, blir ofta övermäktigt för en liten kommun.
– Dels för att det är dyrt och dels för att det är svårt att få tillgång till myndigheters IT-system. Här finns idag flera olika statliga initiativ som till exempel Sambruk, Inera och DIGG som kommer att försöka hjälpa till med integration och sammankoppling.
Ett lysande exempel är, enligt Torbjörn Larsson, SSBTEK, SammanSatt BasTjänst för Ekonomiskt Bistånd, som ägs och förvaltas av SKL. Tjänsten gör det möjligt för en kommun att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer. Informationen används till prövning av biståndsansökningar. Över 90 procent av Sveriges kommuner är anslutna till SSBTEK som varje år besvarar cirka fem miljoner frågor.
– Det behövs fler liknande lösningar inom andra områden. Förutom ren effektivisering handlar det om likvärdighet. Det ska inte vara bättre att bo i en kommun än en annan för att handläggare är snälla eller har mer pengar att röra sig med. Därför är dessa centrala initiativ viktiga. Här kan även små kommuner med begränsad budget göra stora vinster, fastslår Torbjörn Larsson.

Grundbult
John Torgersson, vd för Pulsen Integration, är inne på samma linje.
– Hittills har digitalisering inom offentlig sektor handlat om att hitta en tillämpning för att lösa något problem vilket inte i sig är någon utmaning. Det finns många som kan ta fram en tillämpning till nästan vilken idé som helst; utmaningen är att få allt att fungera som en helhet.
Steg ett är enligt John Torgersson att ta kontroll över informationen och att tänka integration redan från början.
– Vad vill vi tillhandahålla, vad vill vi exponera och vilken information är viktig? Viktigt är också att inte låsa in sig i någon lösning eller hos en leverantör, utan att man äger sin egen information och tillgängligheten till den. För den som vill lyckas med digitalisering är integration en slags grundbult, annars blir det lätt en isolerad lösning som inte fungerar med helheten.

Krävs strategi
Han påpekar att en genomtänkt integrationsstrategi även påskyndar processen att komma ut med nya tjänster och lösningar, samt underlättar ändringar när det blir fel.
– Digitalisering handlar ofta om att bryta okänd mark och att med hjälp av ny teknik hitta nya lösningar på gamla problem. Allt kommer kanske inte att fungera fullt ut redan från början. Därför måste det vara lätt att byta tillämpning eller testa ett annat spår vid behov.
På frågan om Sverige verkligen kan bli världsbäst på digitalisering svarar John Torgersson att förutsättningarna finns.
– Vi har kapaciteteten och kunnandet men börjar halka efter på vissa områden. Jag har förhoppningar om att den nya myndigheten för digitalisering ska bidra till att vissa saker standardiseras så att digitaliseringstakten inom offentlig sektor kan öka. Framtiden ser lovande ut, men mycket av det som var framtid igår är verklighet idag. Behovet av välfungerande integrationstjänster och automatiserade processer är stort.

Lantmäteriet styr mot en digital samhällsbyggnadsprocess

Malin Klintborg, uppdragsledare för regeringsuppdragen hos Lantmäteriet. Foto: Stéfan Estassy
Malin Klintborg, uppdragsledare för regeringsuppdragen hos Lantmäteriet. Foto: Stéfan Estassy
Lantmäteriet arbetar med fyra omfattande regeringsuppdrag i syfte att skapa en standardiserad digital samhällsbyggnadsprocess genom att tillgängliggöra all geodata till processen. Målet är ett effektivare, nationellt standardiserat informationsflöde, med underlag för beslut och avancerade simuleringar och analyser.

En standardiserad digital informationsinfrastruktur lägger grunden för en digital transformation, där såväl myndigheter som medborgare och privata aktörer på ett enkelt sätt kan lämna samt ta del av information man behöver när man behöver den. Det finns ett antal grundläggande principer för digitalisering; de främsta är att information skördas från källan, att den är öppen och tillgänglig och att man återanvänder redan inlämnade uppgifter.
– Det finns en allt större förväntan från medborgarna att kunna hantera sina ärenden digitalt, oavsett var i landet man bor, och för de aktörer som agerar i flera kommuner är nationell standard en förutsättning för effektivitet. Därför krävs en bred samverkan nationellt där myndigheterna måste ta ett större ansvar vad gäller att utforma lösningar för detta, berättar Malin Klintborg, uppdragsledare för regeringsuppdragen.
– Samtidigt har Boverket uppdrag att säkerställa att Plan- och bygglagen stödjer en digital samhällsbyggnadsprocess. När detta uppdrag möter Lantmäteriets om informationshantering, fås en helhet som behövs.

Behöver standardisera information och etablera nationella riktlinjer
Uppdragen omfattar bland annat hur man på bästa sätt kan göra all geodata i samhällsbyggnads-processen tillgänglig via nationella tjänster, samt att säkerställa nationella riktlinjer för information och tjänster, oavsett geodata eller annan information. Dessa är avgörande för att offentlig information och offentliga tjänster ska kunna ses och hanteras som ett system. En viktig aspekt av arbetet är att utforma ett juridiskt ramverk som stödjer urval, hantering och nyttjande av standardiserad offentlig information samt stödjer det sätt och den tekniska struktur denna information kommer att göras tillgänglig med. I till exempel Estland finns redan ett sammanhållet system för offentlig sektor och det är något även Sverige behöver, men det måste göras på ett sätt som speglar svensk styrning samt integritets- och säkerhetsnivå.
– Tillgången till standardiserade informationsmängder möjliggör auto­matiska processer, vilket leder till kortare handläggningstider. Samtidigt får handläggare ett större stöd av de underliggande digitala modellerna så de enklare kan visualisera förändringar för medborgarna samt göra avancerade analyser för exempelvis jordskred, flödes­analyser och översvämningar. Något som spelar stor roll vid framtagande av detaljplaner, vid fastighetsbildning och bygglov. Det ger oss förutsättningar för att ta klokare, mer involverande och mer långsiktiga beslut, konstaterar Malin.

Utbildar berörda parter
Ett annat uppdrag handlar om att höja kompetensen hos kommunledningar, nämnder och handläggare kring digitaliseringen och de möjligheter den medför. Automatisering och robotisering medför ett förändrat arbetssätt och uppdragets mål är att skapa bästa möjliga förutsättningar för berörda parter att dra nytta av förändringarna.
– Ett inträde i en digital transformation kommer att kraftigt påverka dagens ekonomiska modeller, och vårt uppdrag syftar till att hjälpa aktörerna att förbereda sig på detta.
Redan idag finns det många kommuner som drar nytta av digitaliseringen, exempelvis genom ett papperslöst och delvis robotiserat bygglovsflöde. Men för att nå en digital transformation, krävs att man lyfter frågorna och är beredd på att ta investeringar i vissa delar av organisationen, medan effekterna uppstår i andra delar, eller i andra organisationer.

Ett komplext arbete
Just nu lägger Lantmäteriet och dess samarbetspartner grunden för en plattform att bygga långsiktigt på. Det är ett arbete som omfattar 290 kommuner, 40 myndigheter och många privata aktörer som alla ska samsas i processen. Kommunikation blir därför än viktigare och det fokuserar Lantmäteriet på redan idag i samverkan med exempelvis Boverket, Länsstyrelserna, SKL och organisationerna i Geodatarådet.
– Att få alla att dra åt samma håll är en utmaning, och digitaliseringen ställer krav på standardiserade lösningar, vilka växer fram i samverkan. För många aktörer kommer digitaliseringen att innebära ett omfattande finansiellt åtagande samt förändrade arbetssätt. När detta rullas ut på nationell nivå kommer det att förutsätta ett visst mått av tvingande regler, men i förlängningen är det något vi alla kommer att dra nytta av, avslutar Malin.

Lantmäteriet
Lantmäteriet har av regeringen fått uppdrag att verka för en digital samhällsbyggnadsprocess. Målet är en enhetlig och effektiv digital samhällsbyggnadsprocess som är till nytta för enskilda, företag, kommuner, statliga myndigheter och andra aktörer. För genomförande av regeringsuppdragen och för uppbyggnaden av en nationell digital infrastruktur för geodata arbetar Lantmäteriet i nära samverkan med bland annat organisationerna i Geodatarådet.

Lantmäteriet
Tel: 0771-63 63 63
E-post: kundcenter@lm.se
www.lantmateriet.se

Optimera upphandlingen med Colligio

Johan Lundvall, VD för Colligio. Foto: Johan Marklund
Johan Lundvall, VD för Colligio. Foto: Johan Marklund
Varje år görs offentliga upphandlingar till nästan 700 miljarder kronor. Kraven är höga och juridiken komplex. Colligio har spetskompetens och är en samarbetspartner genom hela processen.

Till skillnad mot många konsultbyråer som arbetar med offentliga upphandlingar har Colligio ett tydligt fokus på själva affären, inte enbart juridiken. Företaget arbetar självständigt, i nära dialog med kunden och konsulterna har sina specialområden.
– Vi är inte ett bemanningsföretag. Här har vi högt kvalificerade specialister, som kan sitt område och som kan vara en partner genom hela processen, från ax till limpa. Tack vare sin spetskompetens är de verkliga experter på den aktuella upphandlingen. Vi anser att man måste kunna den specifika marknaden för det som upphandlingen gäller för att kunna leverera den absolut bästa och mest affärsmässiga lösningen, säger Johan Lundvall, VD för Colligio.
På Colligio arbetar ett 30-tal konsulter, spridda på fem orter i landet. Här finns bland annat ingenjörer, jurister, ekonomer och statsvetare, som alla har lång erfarenhet av sitt område. Inför varje uppdrag skräddarsys ett optimalt team, som sedan arbetar fokuserat och kostnadseffektivt. Företaget erbjuder tjänster inom juridik, utbildning och affärsstöd inom alla typer av offentliga upphandlingar.

Ställ rätt krav
En viktig aspekt av en upphandling är att ställa rätt krav från början. Idag finns ett stort fokus på innovationer, men vad detta egentligen innebär är ofta luddigt.
– Alla upphandlingar lämpar sig inte för innovation, däremot ska förfrågningsunderlaget skapa ett värde för leverantören att jobba med utveckling. Ibland är kravspecifikationerna så detaljerade att det finns noll utrymme för smarta, hållbara lösningar. Vi är duktiga på att hjälpa kunden att ställa rätt krav, säger Johan Lundvall.
Värdet av offentliga upphandlingar i Sverige uppgår till en sjättedel av BNP. Det handlar om våra gemensamma medel som ska gå till viktiga samhällstjänster. Därför är det oerhört viktigt att de görs rätt och ger ett kostnadseffektivt och högkvalitativt resultat.
– Det är en stor andel av våra skattepengar som går till detta och därför blir dåliga upphandlingar dyra för medborgarna. Särskilt små kommuner anser sig ofta inte ha råd att ta in experthjälp, men det lönar sig ofta att konsultera oss för att undvika kostsamma misstag, menar Johan Lundvall och tillägger:
– Här på Colligio känner vi ett starkt samhällsansvar. Detta är något vi verkligen både kan och brinner för.

Colligio
Colligio AB är en ledande konsult inom upphandling till offentlig sektor.
Bolaget erbjuder tjänster för alla typer av upphandlingar och är en partner genom hela upphandlingsprocessen. Colligio erbjuder även utbildning för inköpare på alla nivåer. Colligios konsulter har alla spetskompetens och lång erfarenhet av sina områden. Företaget har kontor i Stockholm, Göteborg, Norrköping, Jönköping och Falun.
www.colligio.se

Lagarbete krävs för att digitalisera den offentliga sektorn fullt ut

Anna Eriksson, generaldirektör för DIGG.
Anna Eriksson, generaldirektör för DIGG.
Anna Eriksson är generaldirektör för Sveriges yngsta myndighet, DIGG, Myndigheten för digital förvaltning. Hon kommer närmast från en tjänst som utvecklingsdirektör på Lantmäteriet med ansvar för strategisk verksamhetsutveckling och it.

Den nya digitaliseringsmyndigheten har i uppdrag att samordna och stötta den förvaltningsgemensamma digitaliseringen, ansvara för den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen, bistå regeringen med underlag för utvecklingen av digitalisering av offentlig förvaltning samt följa och analysera utvecklingen. I stort sett alla myndigheter samt kommuner, landsting och regioner ingår i DIGG:s ansvar, undantagna är regeringskansliet, Säpo, Fortifikationsverket, Försvarshögskolan och de myndigheter som tillhör försvarsdepartementet.
Anna Eriksson menar att Sverige, generellt sett, är bra på digitalisering. Många myndigheter och kommuner har kommit en bra bit på väg. Det som behövs nu är en gemensam plattform.
– Då syftar jag inte på en teknisk plattform utan ett fundament i många bemärkelser som kan stödja alla. I praktiken handlar det om att få till en förvaltningsgemensam digital infrastruktur som möjliggör ett informationsutbyte mellan offentliga aktörer och samhälle, där medborgare och företagare inte behöver lämna sina uppgifter flera gånger. För att klara det krävs samordning och för oss som myndighet handlar det om att i samarbete med andra för att göra detta möjligt.

Lagarbete
När det kommer till digitalisering av den offentliga sektorn är det enligt Anna Eriksson klassiskt lagarbete som gäller.
– Steg ett handlar om att nå ut till alla och få dem att förstå vad vi tillsammans kan åstadkomma. I nästa steg gäller det att mobilisera styrkorna och motivera alla att sätta igång.
En av de största utmaningarna, menar hon, är att olika aktörer har kommit olika långt, både i verksamhetsutveckling och i digital mognad.
– Den digitala tekniken erbjuder enorma möjligheter till förbättring och förenkling för medborgarna i Sverige och många myndigheter har varit ute tidigt. En stor utmaning är därför att hantera de gamla systemen tillsammans med de nya för att i slutänden koppla ihop dem och få till en helhet. Det som behövs nu är att vi jobbar tillsammans och får igång det gemensamma informationsutbytet.

Viktigt att ny teknik bidrar till att stärka lärandet

Andreas Wigholm, Service Product Manager på Dustin. Foto: Mattias Hamrén
Andreas Wigholm, Service Product Manager på Dustin. Foto: Mattias Hamrén
– Vi hjälper skolorna med att dra nytta av modern teknik så att de i sin tur kan stärka lärandet och göra eleverna redo för att verka i samhället. Det säger Andreas Wigholm, Service Product Manager på Dustin, en av Nordens ledande IT-leverantörer.

Dustin har lång erfarenhet av att bistå kommuner, skolor och andra offentliga verksamheter med olika utmaningar som följer i digitaliseringens spår.
– Vi tror att det är viktigt att alla elever har samma digitala kompetens och tillgång till IT-utrustning. Det leder till att skolorna kan öka den innovation som uppstår när eleverna med hjälp av modern teknik kan länka samman sina idéer på ett helt nytt sätt, säger Andreas Wigholm.
Han påpekar att digitalisering i skolan ger stora möjligheter, men att de inte kommer per automatik.
– Skolverket har haft som uppgift att främja användandet av IT sedan 1992. På den tiden saknade lärarna nödvändig kompetens, och datorer fanns på sin höjd i en datorsal med tidsbokning. Men i takt med att produkterna blivit lättare, bärbara och billigare har det också blivit enklare för skolor att införliva tekniken i undervisningen, och det är här vi på Dustin kommer in i bilden.

Lång erfarenhet
Idag är de flesta bedömare överens om att den stora utmaningen med att införa ny teknik i skolan inte handlar om den grundläggande pedagogiken utan om organisation och kompetens. Lärarna behöver organisera sig på nya sätt för att kunna hantera tekniken, och skolledningen måste se till att ge lärarna rätt kompetens.
– För att lyckas med införandet av ny teknik och framgångsrikt utnyttja de möjligheter som den digitala tekniken erbjuder krävs en infrastruktur kring själva användandet av tekniken, fastslår Andreas Wigholm.
Han påpekar att IT-miljön i olika organisationer blir allt viktigare, även ur affärs- och rekryteringssynpunkt. Ett exempel på det är den nya stora nätverksplattform som Dustin är i färd med att rulla ut för AcadeMedia, ett av norra Europas största utbildningsföretag
– Redan idag finns det elever som väljer skola efter arbetsverktyg. För att kunna erbjuda valfrihet måste det finnas en bakomliggande infrastruktur som ger utrymme för flexibilitet och inte låser in verksamheten till att enbart kunna använda vissa verktyg fullt ut. Vi har lång erfarenhet av teknikintegration i skolan och av att skapa lösningar som tillåter våra kunder att verka i hybrida miljöer, vilket ger dem såväl konkurrensfördelar som en flexibel, framtidssäkrad IT-miljö.

Dustin
Två områden där tekniken förändrar skolan – spaningar från Dustin:
• Skolan måste ta större ansvar för den socialisering som sker på den digitala arenan. Att lära barnen interagera på nätet, lära dem källkritik och förklara hur information som de tar del av redan kan vara behandlad av andra program ingår i uppgifterna för en modern skola.
• Genom användning av LMS, Learn­ing Management Systems, kan skolan effektivisera administrativa uppgifter som till exempel dokumentation, individuella bedömningar, betyg och kommunikation med elever och föräldrar.

Dustin är en av Nordens största IT-partner och tillhandahåller en helhetsleverans av produkter, tjänster och lösningar. För alla företag, skola och offentlig sektor.
Läs mer på dustin.se/offentlig-sektor